Dokeos

Tout au long de votre projet de formation, vous serez amené à inscrire des utilisateurs dans Dokeos. Il y a un outil pour cela dans l'administration du portail. Cette opération pourra répondre à plusieurs objectifs : ajouter des utilisateurs, mais aussi ajouter des cours à un utilisateur (on réintroduit un utilisateur existant en lui attribuant des cours) ou encore modifier en une seule opération le statut de plusieurs utilisateurs.

Au cours de toutes ces démarches, Dokeos utilisera l'identifiant (ou UserName ou Login) comme identifiant unique pour savoir si deux inscriptions correspondent à la même personne. 

Pour importer des utilisateurs dans Dokeos:

Construire une liste de ces utilsateurs dans Excel ou Openoffice

Attention aux points suivants

• la première ligne du fichier doit obligatoirement contenir le nom de colonne demandé par Dokeos, avec exactement la même orthographe et le même respect de la casse : LastName, FirstName, Email etc.
• pas de point-virgule dans les champs (car le point virgule servira de séparateur de champs)
• les champs des colonnes LastName, FirstName et Email ne peuvent pas être vides
• Seules les colonnes LastName, FirstName et Email sont obligatoires. Les autres sont facultatives. Si vous ne souhaitez pas préciser les autres valeurs, supprimer ou évitez d'ajouter les colonnes correspondantes

Exporter cette liste au format CSV

Excel et Openoffice vous permettent d'exporter la liste d'utilsateurs au format CSV.

Pour cela, choisissez : Enregistrer Sous, déroulez la liste des formats d'enregistrement et sélectionnez CSV (parfois appelé "Texte (CSV)".

Pendant cet export Excel et Openoffice vous proposent "d'éditer les paramètres du filtre" (parfois formulé en d'autres termes selon les versions d'Excel). Cochez cette option afin de choisir le point-virgule comme délimitateur de champs (ceci est obligatoire pour les importer ensuite dans Dokeos).

Si possible, ouvrez un éditeur de texte simple type "Notepad" (Menu Accessoires > Bloc Notes) et ouvrez-y le fichier CSV créé, afin de vérifier que le séparateur est bien le point virgule, que la première ligne mentionne les noms requis par Dokeos pour pouvoir enregistrer les utilisateurs correctement, et qu'aucune des trois premières colonnes ne contient de champ vide (un champ vide correspond ici à une suite de deux point-virgule). 

Importer la liste CSV dans Dokeos

Loguez vous dans votre portail Dokeos en tant qu'administrateur. Entrez dans Administration > Utilisateurs > Import. Parcourez votre disque dur via le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier CSV que vous avez créé. Sélectionnez Type du fichier : CSV. Mail aux utilisateurs : oui. 

Attention : les valeurs Password et UserName correspondent en français au mot de passe et au login (ou "identifiant") de l'utilisateur. Si ces colonnes sont remplies dans votre fichier CSV, Dokeos enregistrera les valeurs que vous lui proposez. Si ces colonnes sont vides ou manquantes, Dokeos génère des valeurs selon un critère aléatoire. Il est alors impératif que vous cochiez la case Envoyer un email à l'utilisateur au moment de l'import, car sinon personne ne connaîtra son mot de passe (il est cependant encore possible pour l'utilisateur d'utiliser la fonction "Perdu mot de passe" présente sur la page d'accueil du portail afin de se le faire envoyer).