Conditions générales de vente

Préambule

 

Les présentes Conditions Générales de Vente et le devis daté et signé par les parties (ci-après le Devis) sont indissociables et constituent l’intégralité du Contrat conclu entre Dokeos et le Client (ci-après les Parties).

 

Le Client est défini ci-dessous comme étant l’entité signataire du présent Contrat.

 

Sauf conditions particulières (ci-après « Les Conditions Particulières »), les présentes Conditions Générales de Vente prévalent sur toutes autres conditions et dispositions antérieures.

 

Le Devis détermine le Niveau de Service ou Service Level Agreement (ci-après SLA) souscrit par le Client ainsi que les tarifs liés aux licences utilisateurs.

 

La signature du Devis, accompagnée de la mention « Bon pour accord », vaut acceptation des présentes Conditions Générales de Vente sans réserve et confirme la commande de la prestation.

 

Article 1 : Objet du contrat

 

Dokeos est la société éditrice de la plateforme Dokeos LMS (ci-après « le Logiciel »).

 

Le Logiciel est fourni en mode SaaS. Cela signifie que les données des clients sont hébergées dans le Cloud et que tous les clients utilisent la même installation du Logiciel.

 

L’objet du présent Contrat est de définir les conditions dans lesquelles Dokeos :

 

  • met à disposition du Client un compte sur le Logiciel (ci-après « le Portail ») et les licences utilisateurs permettant d’accéder à ce Portail
  • fournit au Client des prestations de maintenance, d’hébergement et de support technique relatives au Compte du Client sur le Logiciel
  • fournit au client, si c’est prévu dans le contrat, des prestations de formation au Logiciel et logiciels partenaires, à la digitalisation de formations en salle et la conception de contenus e-learning, ainsi que des prestations d’accompagnement et de coaching dans l’élaboration des formations en ligne et l’évaluation du projet de formation
  • fournit au client, si c’est prévu dans le contrat, des prestations de créations de contenus originaux à travers son équipe Studio qui s’appuie sur l’expertise du client pour la transformer en une expérience digitale et interactive. Ces contenus multimédias contiennent des vidés, des images, des graphiques, des infographies statistiques et animées, des musiques et des commentaires audio. 

1.1 Maintenance

 

La maintenance comprend 2 parties :

 

  • Mettre à jour des couches logicielles en relation avec le Logiciel : l’ensemble des logiciels côté serveur dont le bon fonctionnement est nécessaire au Logiciel.
  • Garantir la sécurité du portail et du serveur i.e. éviter tout accès non autorisé, détecter les intrusions et l’écriture sur des fichiers non autorisés, protéger le serveur contre les dénis de service, empêcher les imports de fichiers au format dangereux, limiter la bande passante des utilisateurs pour éviter que l’un d’entre eux bloque le service, proposer des bonnes pratiques pour éviter que les mots de passe circulent en clair sur le réseau (notamment par l’envoi des mots de passe par email), distribuer à l’ensemble de ses clients et sans avertissement, tout correctif de sécurité mis en place pour l’un d’entre eux en cas d’attaque, interrompre le service pour protéger les données si besoin, s’abonner aux prestataires de détection de nouvelles formes d’attaques, s’abonner aux prestataires de détection de faille de sécurité.

 

1.2 Hébergement

 

L’hébergement comprend 3 parties :

 

1. Fournir un Portail avec une URL spécifique,

2. Garantir un accès au Portail 24/24H et 7/7J excepté pendant les périodes de maintenance planifiées,

3. Garantir la disponibilité des caractéristiques demandées.

 

1.3 Support

 

Le support inclut notamment :

 

1. Aider le client sur n’importe quel problème technique lié au dysfonctionnement du Portail dans un délai d’intervention maximum qui est fonction du niveau de SLA,

 

2. Fournir la documentation nécessaire au Client sur les problèmes et les logiciels. Il s’agit d’une documentation standard, en ligne, disponible depuis le portail, mise à jour régulièrement, pour l’ensemble des clients. Le Client peut demander une documentation spécifique, sur l’un ou l’autre point, à sa charge.

 

Article 2 : Durée du présent contrat

 

Sauf stipulation contraire dans les Conditions Particulières, ce Contrat est établi pour une durée de un an, à compter du jour de sa signature par le Client. Ce contrat est reconduit tacitement chaque année sauf demande écrite d’interruption par le Client dans un délai minimum de 3 mois avant l’échéance.

 

Article 3 : Détection et correction d’erreur logicielle

 

A partir de l’installation, Dokeos s’engage à corriger les anomalies qui bloquent l’utilisation du Logiciel.

Dans le cas où l’utilisateur est confronté à une anomalie bloquante pour l’utilisation du Logiciel, il pourra requérir l’intervention de Dokeos selon les canaux prévus par son SLA et communiquera les informations nécessaires sur la nature du problème et les circonstances d’utilisation, à savoir URL du problème, login et mot de passe de l’utilisateur, capture d’écran et explication de la nature du problème.

Les requêtes pourront être envoyées à Dokeos selon les heures et les délais prévus par le SLA. Dokeos garantit un délai de restauration d’un service selon SLA.

En cas d’anomalie non bloquante, i.e. qui limite l’utilisation du Logiciel, Dokeos garantit une résolution de l’anomalie dans un délai maximum selon SLA.

 

Article 4 : Mise à jour

 

Par mise à jour, nous entendons : une nouvelle version du Logiciel Dokeos LMS dans laquelle des anomalies connues sont corrigées ou de nouvelles fonctionnalités ont été développées.

 

Article 5 : Développements Spécifiques

 

Le Client pourra être amené à demander à Dokeos la réalisation de développements spécifiques (ci-après « les Développements Spécifiques ») sur son Portail Dokeos.

La commande de tout Développement Spécifique fera l’objet d’un contrat de prestation et d’un devis détaillant l’objet, le tarif et les délais de réalisation des prestations.

 

Article 6 : Désinstallation du Logiciel

 

Dans un délai de 1 mois après la fin du contrat, Dokeos supprimera du serveur le portail Dokeos LMS du Client et l’ensemble de ses données. Durant cette période, l’ensemble des contenus et données de suivis peuvent être restituées aux clients.

 

Article 7 : Confidentialité des données

 

Chaque Partie s’engage à respecter la législation applicable en matière de Protection des Données laquelle désigne la Directive n°95/46 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données Personnelles et à la libre circulation de ces données (Directive UE sur les Protection des Données), toute loi de transposition de la Directive UE, sur la protection des données, notamment la Loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, le Règlement européen n°2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données Personnelles et à la libre circulation de ces données, à compter de sa date d’application, et toute réglementation relative aux traitements de Données Personnelles applicable pendant la durée du contrat.

 

Il appartient au Client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des Données Personnelles de ce traitement. DOKEOS doit garantir la mise en oeuvre de mesures techniques et opérationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité des Données Personnelles et de prévenir tout traitement non autorisé ou illégal des Données Personnelles du Client et toute perte, destruction ou dommage accidentel aux Données Personnelles du Client.

 

Les Données Personnelles sont conservées uniquement pour des actions spécifiques liées aux missions confiées à DOKEOS et ne sont, en aucun cas, transmise à des tiers à des fins de marketing.

 

Toute demande concernant ces données peut se faire par courriel à l’adresse électronique suivante :privacy@dokeos.com

 

DOKEOS peut divulguer à des tiers des informations personnelles sur requête de toute autorité légalement autorisée à en faire la demande. DOKEOS peut également les divulguer si cette transmission est requise, en toute bonne foi, pour se conformer aux lois et règlements, pour protéger ou défendre ses droits ou ses biens.

 

Article 8 : Accessibilité du réseau

 

Période de bon fonctionnement du réseau

La période de bon fonctionnement du réseau est définie comme la période mesurée en mois civils pendant laquelle Dokeos LMS est disponible sur Internet, à condition que le Client soit connecté à Internet. Dokeos prend la responsabilité sur son réseau, cependant, elle ne peut être jugée responsable des problèmes ascendants, en dehors de son réseau.

 

Pannes de réseau et périodes d’arrêt non programmées

Une panne de réseau ou période d’arrêt non programmée est définie comme n’importe quelle interruption non planifiée ou non-programmée de service pendant laquelle le Client ne peut pas accéder aux services décrits dans la section au-dessus, « période de bon fonctionnement ».

 

Période d’arrêt programmé

Le temps d’arrêt programmé est défini comme n’importe quelle interruption des services programmée par Dokeos, pour les mises à niveau de réseau, ou le remplacement d’équipement afin de fournir un meilleur service aux clients. Le temps d’arrêt programmé se produit pendant des périodes annoncées à l’avance, avec une période minimum de notification par courriel de 72 heures, et en respect du SLA. Il n’entre pas dans le calcul du temps de disponibilité annuelle.

 

Période de bon fonctionnement du Service Web

La période de bon fonctionnement du service Web est définie comme la période mesurée en mois civils où le service Web de Dokeos LMS est disponible par Internet, à condition que le Client ait établi la connexion.

 

L’engagement de Dokeos quant à la durée de bon fonctionnment du Service Web est fonction du SLA et définie dans celui-ci.

 

Article 9 : Accès physique au site

 

L’accès au site physique des serveurs Dokeos n’est pas autorisé.

 

Article 10 : Nullité d’un terme du présent contrat

 

La nullité d’un article du présent contrat ne remet pas en cause la validité des autres articles ou la totalité du contrat. Si un article du présent contrat est annulé, il est remplacé par un article correspondant.

 

Article 11 : Propriété intellectuelle

 

Dokeos produit 2 types de contenus :

 

1. les créations multimedia associées à sa marque

2. des contenus de formation sur mesure vendus aux clients

 

Pour les premiers, aucune licence d’exploitation n’est accordée. Il est par conséquent interdit de les reproduire, de les modifier et de les commercialiser.

 

Pour les seconds, l’achat de ces contenus pas le client crée un droit d’exploitation, de modification, de suppression et de commercialisation. Dans ce cas, l’auteur (employé ou sous-traitant de Dokeos) conserve ses droit moraux sur l’oeuvre et en partiluculier celui d’être cité comme auteur partout où son œuvre est publiée.

 

DOKEOS verse des droits d’auteur à ses graphistes, ses auteurs multimédias, ses musiciens et ses acteurs pour la production de leurs œuvres et à ce titre, est propriétaire des droits patrimoniaux sur toutes les productions de ces derniers tant sur les contenus fournis aux clients que sur tous les supports de son identité. Les licences d’exploitation sur ces productions sont comprises dans le prix des contenus livrés aux clients.

 

Article 12 : Prix et paiement

 

Le prix des prestations relatives au Logiciel Dokeos LMS sont fonction du niveau de SLA et du nombre d’utilisateurs actifs souscrit dans le Devis.

Il est payé en une fois dans un délai maximum de 30 jours à réception de la facture.

Ce prix reste valable pour toute la durée du Contrat. Il pourra toutefois être révisé chaque année, à date anniversaire du Contrat, dans la limite de l’évolution de l’indice SYNTEC.

 

Article 13. Démarches et autorisations

 

Il appartient au Client de procéder à ses frais aux démarches administratives nécessaires à l’exécution relative aux données à caractère personnel qu’il garantit traiter, conformément à la réglementation applicable en vigueur.

 

Article 14 : Force Majeure

 

Dans l’hypothèse où, du fait d’un cas de force majeure, l’une des Parties se verrait dans l’impossibilité totale d’exécuter l’une quelconque de ses obligations aux termes du présent contrat pendant plus de trente jours consécutifs, l’autre Partie pourra résilier le présent contrat moyennant un préavis de quinze jours notifié par lettre recommandée avec accusé de réception. La Partie victime d’un cas de force majeure mettra en oeuvre ses meilleurs moyens pour atténuer les effets de l’inexécution de ses obligations.

 

Par « cas de force majeure », il convient d’entendre tout événement imprévisible, extérieur et insurmontable empêchant l’une des Parties d’accomplir les obligations lui incombant en vertu des présentes, tel que défini par la Jurisprudence de la Cour de Cassation.

 

Article 15 : Résiliation

 

A défaut par l’une des Parties de respecter l’une des quelconque obligations mises à sa charge aux termes des présentes, le Contrat pourra être résilié de plein droit s’il plaît à l’autre Partie sans qu’il soit besoin de recourir à une décision de justice, et sans préjudice de tous dommages et intérêts s’il y a lieu.

Cette résiliation sera acquise dans les 30 jours calendaires après l’expédition d’une lettre recommandée avec accusé de réception, restée infructueuse, d’avoir à se conformer aux obligations du Contrat.

 

Article 16 : Droit applicable – Compétence juridictionnelle

 

Le Contrat est soumis au droit Belge.

En vue de trouver ensemble une solution à tout litige qui pourrait naître de l’interprétation, de l’exécution ou de la rupture du présent Contrat, les Parties conviennent toutefois de privilégier la voie amiable. A défaut d’accord, les tribunaux de Commerce du Brabant Wallon ont juridiction exclusive pour tout différend né du Contrat ou en relation avec celui-ci.

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