Charte sur le respect de la vie privée

La présente Charte est établie par la SPRL Dokeos dont le siège social est sis rue Provinciale, 264 à 1301, Bierges qui peut être contactée à l’adresse email : info@dokeos.com, inscrite à la BCE sous le numéro : BE 0862 938 031 (ci-après dénommée « Dokeos » ou « nous »).

La présente Charte s’applique au site web correspondant à l’adresse http://www.dokeos.com (ci-après dénommé le « site web ») ainsi qu’à l’ensemble des instances des logiciels Dokeos hébeergés pour le compte de nos clients. Elle a pour but de vous informer de la manière dont nous récoltons et traitons vos données à caractère personnel.

Dokeos attache une grande importance au respect de votre vie privée et à la sécurité de vos données à caractère personnel. Nous agissons en toute transparence, dans le respect de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).

Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites ci-après, vous pouvez nous contacter à l’adresse privacy@dokeos.com de la présente Charte.

 

Consentement

En accédant au site web et en l’utilisant, vous déclarez avoir pris connaissance des informations décrites ci-dessous, acceptez la présente Charte et consentez expressément à ce que nous récoltions et traitions, conformément aux modalités et principes décrits ci-après, vos données à caractère personnel que vous nous communiquez par le biais du site web ou des logiciels, pour les finalités indiquées ci-après.

Vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement préalablement donné.

 

Quelles données collectons-nous ?

En visitant et en utilisant le site web ou en naviguant sur les logiciels Dokeos, vous consentez expressément à ce que nous recueillions et traitions, selon les modalités et principes décrits ci-après, vos données à caractère personnel suivantes :

  • votre domaine d’origine (adresse IP dynamique), qui est détecté automatiquement par le serveur lors de chaque visite sur le site web ;
  • le cas échéant, votre adresse de courrier électronique si vous nous l’avez volontairement communiquée, par exemple via le formulaire de prise de contact ou de demande d’accès à un portail gratuit ;
  • les informations concernant les pages que vous avez consultées sur le site web ;
  • toute autre information que vous nous avez communiquée volontairement ;
  • les informations récoltées sur votre portail Dokeos LMS par le responsable de ce portail au sein de votre organisation. Par exemple : votre performance dans les quiz, votre progression dans les parcours de formation ainsi que les formations que vous avez suivies. Ces informations nous sont confiées par votre responsable, gérées par nous et par nos sous-traitants à simple fin d’hébergement et nous ne les exploitons pas. Nos sous-traitants sont soumis vis-à-vis de nous aux mêmes obligations de respect de la confidentialité de vos données ;
  • Il est possible que nous soyons également amenés à récolter des données à caractère non personnel. Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas d’identifier directement ou indirectement une personne en particulier. Elles pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit, par exemple pour améliorer le site web ou les logiciels et les informations qu’ils contiennent.

Dans l’hypothèse où des données à caractère non personnel seraient combinées à des données à caractère personnel, de sorte qu’une identification des personnes concernées soit possible, ces données seront traitées comme des données à caractère personnel jusqu’à ce que leur rapprochement avec une personne particulière soit rendu impossible.

 

Comment collectons-nous vos données ?

Nous récoltons vos données à caractère personnel de la manière suivante :

  • lorsque vous nous contactez via le formulaire de contact accessible sur le site web ;
  • lorsque vous remplissez le formulaire de demande d’accès à un portail d’essai ;
  • lorsque vous utilisez les logiciels Dokeos ;
  • par un ou plusieurs cookie(s).

 

Quelles finalités poursuivons-nous ?

 

Vos données à caractère personnel ne sont recueillies et traitées qu’aux seules fins mentionnées ci-dessous :

  • répondre à vos questions ou remarques (par exemple questions sur nos logiciels) ;
  • vous fournir un portail d’essai répondant à vos besoins ;
  • vous informer sur nos produits et services ;
  • afin d’améliorer la qualité du site web et les informations qu’il contient.

 

Quelle est la durée de conservation de vos données ?

Nous ne conservons vos données à caractère personnel que pendant le temps raisonnablement nécessaire aux finalités poursuivies et en accord avec les exigences légales et réglementaires, au maximum 2 ans.

 

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Moyennant demande écrite, datée et signée envoyée à l’adresse visée au point privacy@dokeos.com de la présente Charte et en justifiant de votre identité (en joignant une copie de votre carte d’identité/passeport) vous pouvez nous demander de/d’ :

 

  • obtenir gratuitement la communication écrite ou une copie de vos données à caractère personnel qui ont été recueillies. La copie de vos données vous sera communiquée au plus tard dans le mois après la réception de votre demande écrite ;
  • obtenir gratuitement, dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois, la rectification de vos données à caractère personnel qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes, ainsi que les compléter si elles s’avèrent incomplètes ;
  • limiter le traitement de vos données à caractère personnel, notamment dans les cas suivants :

1) lorsque vous contestez l’exactitude d’une donnée et uniquement le temps que nous puissions contrôler celle-ci ;

2) lorsque, bien que n’étant plus nécessaire à la poursuite des finalités du traitement, vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice;

  • obtenir l’effacement vos données à caractère personnel, notamment lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

1) vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ;

2) vous avez retiré votre consentement à ce que vos données soient traitées et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement.

 

Qui a accès à vos données ?

Vos données ne sont accessibles qu’aux membres du personnel de la société Dokeos et à ses sous-traitants dans le cadre strict des relations de travail qui les unit à Dokeos et pour lesquelles ils se sont engagés à respecter cette charte.

Nous ne divulguons pas vos informations personnelles à un tiers sans votre consentement préalable, sauf si cela est nécessaire pour répondre à vos demandes, ou encore si nous sommes légalement tenus de le faire.

 

Utilisons-nous des cookies ?

Le site web utilise des cookies afin de rendre la navigation plus utile et fiable. Certains de ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site web, d’autres permettent d’améliorer votre expérience.

La plupart des navigateurs web sont configurés de manière à accepter automatiquement les cookies. Si vous souhaitez personnaliser leur gestion, vous devez modifier les paramètres de votre navigateur. Vous trouverez d’autres informations à ce sujet ci-dessous.

En visitant et en utilisant le site web, vous marquez expressément votre accord avec la gestion des cookies décrite ci-après.

Définition : Un « cookie » est un fichier de données ou de textes que le serveur d’un site web enregistre de manière temporaire ou permanente sur l’équipement de l’utilisateur (disque dur de l’ordinateur, tablette, smartphone, ou tout autre appareil similaire) par l’intermédiaire de son navigateur.

Les cookies retiennent un certain nombre d’informations, comme les préférences linguistiques des visiteurs. D’autres cookies recueillent des statistiques quant aux utilisateurs d’un site web ou veillent à ce que les graphiques apparaissent correctement et que les applications fonctionnent bien sur le site web.

 

Quels types de cookies utilisons-nous ?

Sur le site web, nous utilisons les cookies suivants :

Les cookies indispensables ou techniques : il s’agit de cookies indispensables pour l’exploitation du site web, permettant une bonne communication et destinés à faciliter la navigation ;

Les cookies statistiques ou analytiques : ces cookies permettent de reconnaître et de compter le nombre de visiteurs et de voir leur comportement de navigation lorsqu’ils visitent le site web. Cela permet d’améliorer la navigation de l’utilisateur et lui permet de trouver plus facilement ce qu’il recherche ;

Les cookies fonctionnels : ces cookies permettent d’activer des fonctionnalités spécifiques sur le site web afin d’améliorer la convivialité et l’expérience de l’utilisateur, notamment en se souvenant de ses choix de préférences (par exemple la langue) ;

Les cookies de performance : ces cookies collectent des informations relatives à la manière dont les visiteurs utilisent le site web. Ils permettent d’évaluer et d’améliorer le contenu et la performance du site web (par exemple en comptabilisant le nombre de visiteurs, en identifiant les pages ou les clics les plus populaires), et de mieux faire correspondre le contenu du site aux préférences personnelles de l’utilisateur ;

Les cookies de traçage : le site web utilise des cookies de traçage via Google Analytics, dans le but de nous aider à mesurer les manières d’interagir des utilisateurs avec le contenu du site web, et qui génère les statistiques de visite de manière strictement anonyme. Ces statistiques permettent continuellement d’améliorer le site web et d’offrir à l’utilisateur un contenu pertinent. Nous utilisons Google Analytics pour avoir un aperçu du trafic sur le site web, l’origine de ce trafic et les pages visitées. Ceci signifie que Google agit en tant que sous-traitant. L’information recueillie par Google Analytics est générée le plus anonymement possible. Par exemple, il n’est pas possible d’identifier les personnes qui visitent le site web. Pour de plus amples informations, l’utilisateur est invité à consulter la politique de Google en matière de protection des données, disponible à l’adresse suivante : http://www.google.nl/intl/en_uk/policies/privacy/

Le délai de conservation des cookies varie en fonction de leur type : les cookies indispensables sont généralement conservés jusqu’à la fermeture du navigateur, tandis que les cookies fonctionnels restent valides 1 an et les cookies de performance 4 ans.

Nous autorisons les moteurs de recherche publics à visiter le site web via les ‘spiders’ avec pour unique but de rendre l’accès et le contenu du site web accessibles via leurs moteurs de recherche, sans que nous accordions le droit de procéder à l’archivage du site web. Nous nous réservons le droit de retirer à tout moment l’autorisation telle que formulée dans cet article.

 

Comment pouvez-vous gérer/désactiver les cookies ?

 La plupart des navigateurs sont configurés de manière à accepter automatiquement les cookies, mais tous permettent de personnaliser les paramètres en fonction des préférences de l’utilisateur.

Si vous ne souhaitez pas que le site web place des cookies sur votre ordinateur / appareil mobile, vous pouvez facilement les gérer ou les supprimer en modifiant les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également programmer votre navigateur pour qu’il vous envoie un avis lorsque vous recevez un cookie et ainsi décider de l’accepter ou non.

 

Si vous souhaitez bloquer et/ou gérer certains cookies, vous pouvez le faire en suivant le lien lié à votre navigateur :

Internet Explorer: http://windows.microsoft.com/en-us/windows-vista/block-or-allow-cookies

Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=en

Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences

Safari: http://support.apple.com/kb/PH5042

 

Si vous ne souhaitez pas accepter les cookies de Google Analytics, vous pouvez l’indiquer via le message concernant les cookies qui apparait lors de votre première visite sur le site web ou en personnalisant les réglages de votre navigateur de manière à ce que vous refusiez les cookies.

Pour ne plus être tracé par Google Analytics sur aucun site web, vous êtes invité à consulter le site web suivant : http://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Dans l’hypothèse où vous désactivez certains cookies, il est possible que certaines parties du site web ne soient pas consultables et/ou utilisables ou qu’elles le soient seulement partiellement.

 

Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité du traitement et des données récoltées au regard des risques présentés par le traitement et de la nature des données à protéger adaptés au risque. Nous tenons compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour vos droits et libertés.

Nous utilisons toujours les technologies de cryptage qui sont reconnues comme les standards industriels au sein du secteur IT lorsque nous transférons ou recevons des données sur le site web.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger et éviter la perte, l’usage abusif ou l’altération des informations reçues sur le site web.

 

Déposer une plainte ou une réclamation ?

Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites dans la présente Charte, vous pouvez nous contacter à l’adresse privacy@dokeos.com.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission belge pour la Protection de la Vie Privée à l’adresse suivante :

Autorité pour la Protection des Données

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

Tél. + 32 2 274 48 00

Fax. + 32 2 274 48 35

commission@privacycommission.be

 

Vous pouvez également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance de votre domicile.

 

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, vous êtes invité à consulter l’adresse suivante de la Commission belge pour la Protection de la Vie Privée : https://www.privacycommission.be/de/node/19254

 

Comment nous contacter ?

Pour toute question et/ou réclamation, notamment quant au caractère clair et accessible de la présente Charte, vous pouvez nous contacter aux adresses suivantes :

Par email : privacy@dokeos.com

Par courrier : Dokeos SPRL, Rue Provinciale, 264, 1301 BIERGES

 

Modification de la présente Charte

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment les dispositions de la présente Charte. Les modifications seront publiées avec un avertissement quant à leur entrée en vigueur.

 

Droit applicable et juridiction compétente

La présente Charte est régie par le droit belge.

 

Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Charte sera soumis au droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant Wallon, Belgique.

 

Dernière mise à jour : le 7 mai 2018

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