Les organismes de formation évoluent dans un paysage exigeant où ils doivent quotidiennement innover et s’adapter aux nouveautés et attentes du marché. Pour y arriver, ils peuvent s’appuyer sur toujours plus de solutions et outils : ERP (ou logiciel de gestion de formation) LXP, CRM, etc.
À tel point qu’il est parfois difficile de s’y retrouver et de bien identifier celui qui aura le meilleur impact sur la croissance de son centre de formation !
Si tous présentent des atouts indéniables, le logiciel de gestion de formation (ERP) tire son épingle du jeu sur de nombreux aspects, le développement de votre activité de formation en premier lieu.
Mais en quoi un logiciel de gestion permet-il à votre centre de formation de mieux performer ? On vous explique tout ça dans cet article !
1. Centralisation et suivi personnalisé
Devoir alterner entre différentes plateformes pour récupérer des informations disséminées ça et là pour un même dossier est extrêmement chronophage et énergivore.
Avec un ERP de gestion de la formation, vous pouvez centraliser tout votre suivi administratif et accéder en un clin d’oeil à tous les éléments concernant vos formateurs, contacts et clients :
- dossiers d’inscription,
- contrats, attestations,
- convocations,
- conventions,
- feuilles d’émargements,
- parcours pédagogiques…
Cela vous permet non seulement d’améliorer votre efficacité administrative, mais surtout d’apporter un suivi plus personnalisé pour vos formateurs et apprenants.
Grâce aux nombreuses informations et données centralisées dans votre logiciel de gestion, vous pouvez davantage comprendre le profil et les besoins spécifiques de chacun de vos interlocuteurs pour mieux adapter leur parcours pédagogique.
L’idéal pour offrir la meilleure expérience possible et booster votre satisfaction client !
2. De précieuses heures de gestion administratives sauvées grâces à l’automatisation
Un des défis majeurs pour les organismes de formation réside dans la gestion administrative, qui demande un temps énorme aux équipes.
Chaque dossier administratif a son lot de tâches récurrentes :
- gestion des inscriptions,
- collecte et envoi de différents documents (convocations, conventions, attestations, émargements,…),
- planification des sessions de formation,
- facturation,
- gestion des présences et absences,
- évaluation et validation des acquis…
Cela représente des heures et des heures de gestion administrative par semaine !
Heureusement, avec un bon logiciel de gestion de la formation, vous pouvez facilement réduire cette charge de travail en automatisant les tâches redondantes à faible valeur ajoutée.
Vous permettez ainsi à vos équipes de se concentrer davantage sur des aspects plus stratégiques de votre activité, comme l’optimisation de la qualité de vos formations et le développement de votre OF.
3. Une communication optimisée pour une relation client renforcée
Un autre aspect crucial pour le succès de votre centre de formation : la communication fluide avec vos différents interlocuteurs. Et ce, qu’il s’agisse du suivi pédagogique et administratif de vos formateurs et vos apprenants, ou de la gestion commerciale de vos prospects et clients.
Pour chacun d’eux, vous êtes amenés à partager une multitude de communications au quotidien :
- informations mises à jour,
- invitations ou convocations à des événements,
- plannings de formation,
- attestations et compte-rendus divers…
Avec un logiciel de gestion de la formation et ses nombreuses fonctionnalités de communication intégrées (e-mails automatiques, modèles de documents pré-remplis, espaces extranets, tableaux de bord personnalisés, etc.), tous ces échanges deviennent simples et instantanés.
Cela permet à votre organisme de formation de renforcer ses relations commerciales ainsi que la qualité de son suivi pédagogique.
4. Tirez le meilleur ROI de vos activités grâce à une analyse pointue de vos performances
Au-delà de vous fournir vos documents financiers comme le BPF ou vos exports comptables issus de vos activités de formation, le logiciel de gestion de formation est une mine d’or de data pour votre pilotage stratégique.
En effet, un bon ERP, notamment muni d’un CRM, va compiler toutes les données relatives à vos activités de vente, mais aussi vos résultats financiers.
Vous pouvez alors facilement consulter :
- vos formations les plus vendues,
- celles avec le meilleur taux de marge,
- celles qui génèrent le CA le plus important, etc.
Ces informations sont très précieuses pour vos prises de décisions dans une optique d’optimisation de la rentabilité de votre OF.
5. Boost de votre image de marque et de votre visibilité
Optimiser vos processus et votre communication via un logiciel de gestion de formation renforce la crédibilité de votre organisme aux yeux de vos prospects et clients.
Il contribue à démontrer votre transparence dans la gestion des programmes, la qualité de vos formations et de votre suivi et offre un accès facilité aux informations-clés.
De plus, les meilleurs logiciels de gestion de la formation intègrent généralement la possibilité de publier, enrichir et mettre en avant votre catalogue de formation de manière optimisée (pour le SEO notamment) afin de booster votre visibilité et vos inscriptions.
Vous dégagez ainsi une image d’entreprise sérieuse, moderne et soucieuse de la qualité de son expérience client, ce qui est très utile pour fidéliser vos clients existants et en attirer de nouveaux.
6. Gestion de votre certification Qualiopi et amélioration continue optimales
L’objectif premier d’un logiciel de gestion de la formation est de vous aider à structurer vos process. Cette démarche coïncide parfaitement avec le principe d’amélioration continue encouragé par la certification Qualiopi.
Ainsi, en centralisant les ressources et informations liées à l’activité de votre centre de formation au sein de votre ERP, vous démontrez votre engagement qualitatif.
De plus, un logiciel de gestion de la formation comme Dendreo, met à votre disposition des précieux outils pour élever votre démarche qualité aux meilleurs niveaux, notamment :
- gestion de tickets qualité (feedbacks et traitement des plaintes…)
- traçabilité des échanges optimisée (via QR Code, signatures et émargements électroniques, e-mails automatiques, extranets personnalisés…)
- système de questionnaires de satisfaction et évaluations…
Mais surtout, l’ERP Dendreo dispose d’une grille de travail Qualiopi, qui vous permet de suivre votre démarche qualité via le suivi détaillé des critères et indicateurs du RNQ.
L’interface partage également de nombreux conseils d’un auditeur Qualiopi certifié ainsi qu’un espace de prises de notes pour préparer vos audits dans les meilleures conditions.
7. Une maîtrise optimale de vos ressources
La bonne gestion d’un centre de formation passe aussi par la planification et l’allocation cohérentes des ressources.
De la disponibilité des formateurs, intervenants et apprenants, des salles de cours, ou encore du matériel pédagogique, à l’optimisation des coûts qui en découlent, c’est une logistique supplémentaire à prendre en compte.
Avec un ERP performant, vous pouvez gérer tous ces aspects en quelques clics, et ainsi maximiser votre rendement.
8. Optimiser votre offre de formation e-learning et blended-learning avec le combo ERP-LMS
Vous souhaitez offrir à vos apprenants une expérience e-learning et blended learning hors du commun ?
Alors, il convient alors d’opter pour la solution la plus adaptée et la plus performante pour chaque métier. Un LMS n’est pas un ERP et un ERP n’est pas un LMS.
Chacun de ces outils offre des atouts métiers qui lui sont propres.
- Pour créer des contenus e-learning de haute qualité, l’idéal est de choisir un LMS (Learning Management System) performant et flexible, comme Dokeos.
Un LMS tel que Dokeos vous permet en premier de générer des contenus interactifs engageants comme des quiz, des simulations et des vidéos. Cela vous permet surtout de diffuser vos formations et de gérer la progression de vos apprenants en vue de leur montée en compétences.
- Pour organiser des sessions de classes virtuelles captivantes, vous pouvez intégrer votre LMS préféré avec un ERP comme Dendreo.
Cette intégration assure une expérience d’apprentissage cohérente et sans friction, mais facilite aussi la gestion en synchronisant l’inscription, le suivi et la progression des apprenants.
En exploitant l’intégration de l’ERP Dendreo avec Dokeos LMS, votre organisme de formation peut offrir une expérience d’apprentissage enrichie, adaptable et à la pointe de la technologie. Mais surtout, vous centralisez votre gestion administrative et pédagogique dans un seul outil en temps réel : plus de double saisies ni d’erreurs. Dendreo et Dokeos ont une intégrative native très puissante qui vous permet de piloter vos inscriptions et reportings personnalisés sur une seule solution.
Vous obtenez le cocktail idéal qui allie le meilleur des mondes pour une gestion e-learning unique.
Equiper son organisme de formation avec un logiciel de gestion, c’est miser sur l’efficacité et la prospérité à long terme
Choisir d’investir dans un logiciel de gestion de formation n’est pas simplement une décision avisée, mais plutôt une nécessité cruciale pour les organismes de formation professionnelle qui aspirent à prospérer dans un contexte concurrentiel.
Car au-delà de centraliser vos données et ressources, automatiser les processus, et booster votre relation client, un logiciel de gestion comme Dendreo est avant tout un compagnon de route vers un avenir prospère et serein pour votre OF.
Une meilleure organisation en interne, une allocation du temps plus cohérente et une meilleure rentabilité, c’est ce que vous choisissez.
En faisant de cette technologie votre alliée, vous propulserez votre organisme vers de nouveaux sommets dans le secteur de la formation professionnelle.
Vous souhaitez en savoir plus sur Dokeos et son interconnexion avec Dendreo ? Contactez-nous ici.
