BDP : les 9 atouts des LMS pour vous aider à appliquer les normes EMA

BDP : les 9 atouts des LMS pour vous aider à appliquer les normes EMA
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Les bonnes pratiques  de distribution (BPD) visent à maintenir la qualité médicamenteuse à toutes les étapes de la distribution, de l’acheminement des matières premières à la distribution en pharmacie. L’objectif premier étant bien entendu de réduire les risques pour le consommateur. Dans cet article, nous allons analyser la manière dont les LMS peuvent aider votre entreprise à respecter la législation européenne et les normes EMA en matière de BPD.

 

BDP : comment les LMS peuvent vous aident à satisfaire aux exigences de l’EMA

Tous les collaborateurs impliqués dans la chaîne de distribution pharmaceutique doivent être parfaitement au fait des dernières réglementations en matière de distribution des médicaments. En effet, les conséquences peuvent être lourdes si l’un d’entre eux enfreint les normes de qualité. C’est la raison pour laquelle les fabricants et les distributeurs ont le plus grand intérêt à se doter de programmes de formation en ligne performants.

Les LMS sont un moyen peu coûteux de mettre en place des programmes de formation à la conformité. Ces dispositifs s’avèrent d’autant plus économiques quand les effectifs sont répartis sur plusieurs zones géographiques ou qu’ils opèrent dans différents services.

Nous passerons ici en revue neuf atouts dont disposent les LMS pour aider votre entreprise à être en conformité avec les bonnes pratiques de distribution (BPD) en vigueur dans l’Union européenne.

 

1 / Vous êtes plus performants en cas d’inspection

Un LMS comme Dokeos vous permet d’intégrer les critères de conformité de l’EMA (Agence européenne du médicament), ainsi que celles de la FDA. En cas d’inspection, l’ensemble des documents liés au suivi et à la validation des formations est centralisé sur la plateforme. Vous pouvez aisément démontrer que l’ensemble de vos collaborateurs a bien été formé  aux bonnes pratiques de distribution.

 

2 / Vous sauvegardez et administrez les données de manière sécurisée

Les outils de création et de gestion des formations en ligne assurent la sauvegarde de vos données de manière sécurisée. Vous pouvez ainsi :

  • importer les contenus de formation en ligne déjà existants et les réutiliser dans le cadre de nouvelles e-formations,
  • gérer de manière sécurisée toutes les données liées au programme d’e-learning,
  • contrôler les performances et le niveau de compétence de vos employés, grâce à une vue d’ensemble des taux de réussite et des moyennes de note.

En matière de sécurisation et d’authentification des données, le LMS Dokeos est particulièrement performant, son  atout majeur étant son respect de la norme 21 CFR PART 11.

 

3 / Vous validez et contrôlez les compétences de chacun de vos collaborateurs… sans gérer des montagnes de documents

Évaluer les compétences et les savoirs acquis dans le cadre de formations classiques revient souvent à gérer des montagnes de documents : rapports annuels d’évaluation, évaluations sur papier, questionnaires… Avec un LMS, ce cauchemar administratif appartient au passé…

Pour chacun de vos collaborateurs, vous disposez d’une fiche individuelle où sont répertoriés les compétences, les certificats et le travail accompli au cours de la formation. Dernier avantage… et non des moindres : tous les membres de votre personnel sont responsabilisés dans le suivi de leur formation en ligne aux bonnes pratiques de distribution.

 

4 / Vous personnalisez les parcours en fonction des enjeux liés à chaque maillon de la chaîne de la distribution

Parce qu’elles couvrent tous les aspects de la chaîne de distribution (emballage des produits pharmaceutiques, transport, livraison), les bonnes pratiques de distribution (BPD) s’adressent à différents personnels affectés à des tâches spécifiques dans diverses unités. Par exemple :

  • Les employés de l’unité de fabrication devront ainsi savoir comment manipuler et dispatcher les produits,
  • Les employés de l’unité médicale devront apprendre à les entreposer en respectant les protocoles de conformité.

Les LMS permettent de concevoir et de mettre en œuvre des parcours de formation individualisés, avec des contenus adaptés au maillon de la chaîne de distribution et à l’expertise de chaque employé.

 

5 / Vous pouvez délivrer des certificats de formation liés à des aspects spécifiques des bonnes pratiques de distribution

De nombreux LMS – dont Dokeos – intègrent des outils de certification. Vous pouvez bien entendu dédier des certifications spécifiques à tel ou tel point précis des bonnes pratiques de distribution (BPD). Avant de délivrer un certificat aux personnels des unités de fabrication et de transport, vous pouvez par exemple leur demander de compléter un module consacré à la contamination croisée.

En renouvelant les certificats chaque année, vous veillez à ce que vos employés soient toujours bien à jour dans leur connaissance des bonnes pratiques de distribution. Certains LMS adressent même des rappels automatiques aux employés lorsque leur certificat est sur le point d’expirer. Ils les orientent ensuite vers des supports de formation en ligne, afin qu’ils puissent mettre à jour leurs connaissances ou renforcer leurs compétences.

 

6 / Vous pouvez optimiser les connaissances de chaque collaborateur grâce aux outils d’évaluation et de reporting du LMS

Pour être efficace, un e-learning sur les bonnes pratiques de distribution (BPD) devra toujours s’accompagner d’un process d’évaluation. Les résultats d’évaluation vous permettent d’identifier les cas où une formation doit être renforcée. Un faible score obtenu au cours d’un test intermédiaire révélera les forces et les faiblesses d’un employé, dont vous pourrez consolider les savoirs au moyen de tutoriels ou de simulations en ligne. Le test d’évaluation final vous donnera l’occasion de vérifier ses progrès et de repérer les lacunes qui lui restent.

 

7 / Vous pouvez tester vos collaborateurs en condition réelle

Les programmes de formation en ligne comportent généralement des éléments interactifs (simulations, scénarios en arborescence) qui permettent de tester sans risque les employés en condition réelle en répliquant des situations de travail.

Pour le stockage des produits pharmaceutiques, par exemple, l’employé devra savoir comment manipuler les produits, quelles sont les températures de stockage, s’il doit revêtir ou non une tenue de protection… L’occasion pour lui de mettre son savoir en pratique et de tester ses compétences en condition réelle.

Le LMS Dokeos comporte un outil de gestion des compétences via des mises en situation réelle.

 

8 / Vous pouvez améliorer les parcours de formation… et mieux impliquer vos collaborateurs dans l’apprentissage des bonnes pratiques de distribution

Les statistiques fournies par le LMS permettent de repérer les notions mal assimilées en cours de formation, et qui auraient pu passer inaperçues. Lorsque, par exemple, la plupart des employés échouent à une simulation en ligne, cela peut signifier deux choses :

  • soit le niveau général de compétences et d’expérience est trop faible,
  • soit les employés ne se sentent pas suffisamment concernés par la question.

La plupart des plateformes de LMS compilent les données sous la forme de graphiques permettant de visualiser ces tendances. Vous pouvez alors prendre les mesures nécessaires pour renforcer le degré d’implication de vos employés et leur fournir des contenus supplémentaires de formation en ligne.

Sur le même sujet : lire notre article sur l’art et la manière de motiver les salariés aux formations à la compliance

 

9 / Vous pouvez favoriser les échanges d’expériences autour des bonnes pratiques de distribution

Les plateformes de formation en ligne possèdent un dernier atout non négligeable : elles facilitent l’apprentissage social parmi vos effectifs. En communiquant et en collaborant sur les questions de BPD avec leurs collègues, vos employés contribuent à rehausser le niveau de compétences et d’expérience dans ce domaine.

L’évaluation entre collègues permet aussi d’optimiser continuellement les pratiques dans l’entreprise. Certains LMS facilitent même l’évaluation des activités de formation d’une nature sociale ou informelle, comme la participation d’un employé sur les réseaux sociaux ou sur le blog de l’entreprise.

 

Pour conclure :

  • Les LMS vous aident à valider les compétences de vos effectifs et à veiller au respect de la conformité dans toute l’entreprise
  • Vos employés peuvent accéder aux supports de formation depuis n’importe quel appareil.
  • Vos développeurs peuvent concevoir et lancer des e-formations partout dans le monde
  • Votre entreprise pharmaceutique peut rationaliser ses modes de distribution et les consolider dans le respect des normes européennes en matière de distribution des médicaments.
  • Le LMS Dokeos intègre l’ensemble des exigences réglementaires des autorités de contrôle en matière de sécurité des médicaments. C’est le LMS le plus utilisé par l’industrie pharmaceutique. Pour en savoir plus, contactez-nous !

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