En bref
Connecter son TMS à son LMS permet d’éliminer la double saisie des données apprenants : une inscription dans le TMS suffit pour créer automatiquement les comptes et les parcours dans le LMS. Dokeos s’intègre nativement avec Dendreo, Ypareo, Training Square et d’autres outils via API. Salim Arrebei, Learning Technology Expert chez Dokeos, explique comment ça fonctionne, pourquoi ça change le quotidien des équipes, et ce qui se prépare côté partenaires.
Quand un organisme de formation gère ses apprenants dans un TMS et ses contenus e-learning dans un LMS, une question revient systématiquement : pourquoi faut-il tout saisir deux fois ? Inscription dans Dendreo ou Ypareo, puis recréation manuelle des mêmes comptes dans Dokeos — cette friction coûte du temps, génère des erreurs, et ralentit l’accès des apprenants à leurs formations.
Connecter son TMS à son LMS résout exactement ce problème. Salim Arrebei, Learning Technology Expert chez Dokeos, gère ces intégrations au quotidien. Il a travaillé sur plus d’une dizaine de connecteurs entre Dokeos et des SIRH, TMS, IDP et outils tiers. Dans cet entretien, il explique ce qui se passe concrètement derrière une intégration, et pourquoi les équipes qui en ont une ne reviennent jamais en arrière. Retrouvez ici tous nos partenaires logiciels avec lesquels Dokeos LMS est intégré.
Du terrain au code
Tu es chez Dokeos depuis 2022. Tu as commencé chef de projet, puis responsable client. Qu’est-ce qui t’a mené vers les intégrations ?
C’est parti d’un constat simple : les intégrations étaient un sujet critique chez Dokeos, et on n’avait pas encore l’expertise en interne. À chaque fois qu’un client voulait connecter Dokeos à un autre outil, on devait faire appel à un prestataire externe. Ça coûtait du temps, de l’argent, et ça générait beaucoup d’allers-retours dès qu’il y avait un problème.
La décision a été prise d’internaliser tout ça. J’ai pris le temps d’apprendre, de comprendre comment développer ces connecteurs et comment les maintenir. Aujourd’hui, mon rôle c’est d’être l’intermédiaire entre l’équipe développement, le support et les équipes commerciale, j’évalue la faisabilité des intégrations demandées par les prospects, je développe les connecteurs, et je les maintiens dans le temps.
Connecter son TMS à son LMS : ce qui se passe vraiment
Pour quelqu’un qui n’est pas technique, qu’est-ce qui se passe concrètement quand on connecte un LMS à un autre outil ?
L’idée centrale, c’est d’avoir une seule source de vérité. Personne ne veut gérer deux fois la même donnée.
Pour une entreprise, cette source de vérité c’est souvent un SIRH ou un fournisseur d’identité, Microsoft Azure, Microsoft Entra, Oracle. Quand un nouveau collaborateur arrive, son compte est créé dans ce système. Sans intégration, un administrateur doit ensuite intervenir manuellement dans Dokeos pour créer le même compte et inscrire la personne à ses formations. Avec une intégration, cette action est automatique : le compte Dokeos peut être créé dès le jour d’arrivée, ou selon le calendrier configuré par l’organisation, pour que le collaborateur accède immédiatement à ses formations d’intégration ou de sécurité.
Pour les organismes de formation, l’enjeu est le même, mais à une autre échelle. Les apprenants arrivent par vagues, gérés dans un TMS — Dendreo, Ypareo, Training Square. Sans intégration, l’administrateur doit créer les mêmes utilisateurs dans deux outils différents, gérer les changements d’adresse mail, les désinscriptions, les réinscriptions. Avec une intégration, il fait tout dans son TMS et Dokeos se synchronise automatiquement, comptes, inscriptions, groupes. Ça réduit les doublons et élimine les tâches répétitives.
Quels flux de données circulent typiquement ?
Le flux principal va de l’outil source vers Dokeos : création et mise à jour des comptes apprenants, affectation aux groupes et formations, inscriptions aux actions de formation. Mais on travaille de plus en plus à rendre ces flux bidirectionnels pour que les résultats, les scores et les taux de complétion remontent automatiquement vers le TMS ou le SIRH. C’est le chantier en cours sur plusieurs partenariats, notamment Lucca et Skillup.
Le SSO revient souvent dans les retours clients. Pourquoi autant d’impact ?
Parce que ce n’est pas juste une question de confort. Ce qu’apporte un SSO bien fait avant tout, c’est de la sécurité : s’assurer que tous les utilisateurs référencés dans la base de l’organisation ont accès aux bons outils, sans multiplier les mots de passe ni les failles potentielles. La fluidité pour l’apprenant vient en bonus — la vraie valeur, c’est le contrôle d’accès centralisé.
Les intégrations comme avantage concurrentiel
Est-ce que les intégrations sont vraiment un avantage différenciant pour Dokeos face aux autres LMS ?
Oui, pour trois raisons. D’abord, une API riche et accessible, qui nous permet de construire des connecteurs adaptés aux besoins spécifiques des clients, sans que la technique soit un obstacle. Ensuite, la réactivité de l’équipe : on n’hésite pas à contacter des éditeurs qu’on ne connaît pas encore, à étudier leur documentation, à imaginer des cas d’usage. Et enfin, la capacité à faire du sur-mesure quand le connecteur standard ne couvre pas entièrement un besoin particulier.
Ce qui ne change jamais, c’est la méthode : avant de développer quoi que ce soit, on valide les cas d’usage avec le client. Certains arrivent avec une vision assez éloignée de ce qui est techniquement possible — mon rôle, c’est aussi de cadrer, d’expliquer les limites, et de ne lancer le développement qu’une fois qu’on a une direction claire.
Avec quels types d’outils Dokeos est-il connecté aujourd’hui ?
Plusieurs familles. Les SIRH, comme Lucca. Les TMS, notamment Ypareo, Dendreo, Training Square et plus récemment Digiforma. Les IDP et systèmes de gestion d’identités, comme Microsoft Azure, Microsoft Entra et Oracle. Et les outils de création et d’animation de contenus — Edtake, Wooclap, Genially — qui s’intègrent via le protocole standard LTI 1.3. Pour ces derniers, si l’outil est compatible LTI 1.3, on peut en général s’appuyer sur un cadre standard, en vérifiant s’il y a des besoins spécifiques à adapter.
150 clients en commun avec Dendreo
Dokeos et Dendreo partagent 150 clients communs. Comment cette combinaison TMS-LMS fonctionne-t-elle à cette échelle ?
Le connecteur Dendreo-Dokeos existe depuis plus de quatre ans. Il a évolué plusieurs fois en fonction des retours clients, et il est aujourd’hui très stable — on reçoit très peu de remontées sur cette connexion, ce qui dans notre métier est le meilleur signe qui soit. Les organismes de formation ont besoin d’un TMS pour gérer l’administratif et la pédagogie, et d’un LMS pour la partie e-learning. Ces deux outils sont faits pour se compléter, pas pour se concurrencer.
Même logique avec Ypareo : on a aujourd’hui trois clients qui utilisent Dokeos avec Ypareo Neo, et le connecteur a été co-construit avec le premier d’entre eux — MecaStudy — en validant chaque cas d’usage ensemble.
Ce que ça change concrètement : deux exemples
Des exemples d’intégrations qui ont changé le quotidien d’un client ?
MecaStudy est le plus parlant. Avant, une seule personne devait gérer les inscriptions manuellement dans Ypareo et dans Dokeos. Aujourd’hui, elle ne travaille plus que dans Ypareo, le connecteur tourne tous les jours, lit la base Ypareo, crée les comptes sur Dokeos et inscrit automatiquement les apprenants aux formations correspondantes. Retrouvez le webinaire où Mecastudy a témoigné de cette intégration.
Audika illustre ce que les intégrations permettent au-delà du TMS-LMS. Leurs équipes devaient régulièrement exporter des fichiers Excel depuis Dokeos et les importer manuellement dans une plateforme externe pour prouver que leurs collaborateurs avaient bien suivi les formations réglementaires nécessaires pour traiter des demandes de crédit client. On a contacté cette plateforme, étudié leur API, développé le connecteur. Aujourd’hui, dès qu’un collaborateur termine une formation sur Dokeos, l’information est automatiquement transmise. Personne ne s’en occupe.
Comment vous assurez-vous qu’un connecteur serve plusieurs clients, pas seulement celui qui l’a demandé ?
Notre objectif est toujours de développer au moins 60 à 70 % du connecteur de façon standard pour que ça serve le prochain client avec le même TMS sans refaire le travail de zéro. Les 30 % restants, c’est de la configuration : ce client utilise les groupes Dokeos, un autre préfère les établissements, un troisième a des règles de nommage spécifiques. On adapte cette partie sans toucher au tronc commun.
Ce qui nous pousse à développer un connecteur, c’est toujours une combinaison de trois choses : un besoin client réel, un gain de temps mesurable, on calcule le temps qu’une automatisation va faire économiser et la faisabilité technique. Quand les trois cases sont cochées, on développe.
Ce qui se prépare dans les prochains mois
Quels sont les chantiers en cours ?
Il y a Skillup, avec qui on travaille à rendre le flux bidirectionnel. Il y a Digiforma, où on attend notre premier client commun pour ouvrir officiellement le connecteur. Et l’API Dokeos elle-même va être renforcée pour multiplier les possibilités de connexion avec l’ensemble de l’écosystème logiciel de nos clients.
Un message pour un responsable formation qui hésite encore à connecter son LMS au reste de ses outils ?
Le vrai risque, ce n’est pas de se lancer, c’est d’attendre. Chaque mois passé avec des process manuels, c’est du temps perdu et de la donnée qui ne circule pas entre les outils. Une intégration bien pensée ne complexifie pas l’écosystème, elle le simplifie. Et le retour se mesure vite, en heures récupérées par les équipes.
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Questions fréquentes
Peut-on connecter n’importe quel TMS à Dokeos LMS ?
Dokeos s’intègre nativement avec Dendreo, Ypareo, Training Square et Digiforma. Pour un TMS non encore connecté, une intégration sur mesure est possible via l’API Dokeos. La mise en production d’une première version prend en général six semaines.
Qu’est-ce qui est synchronisé entre un TMS et Dokeos ?
Les flux les plus courants : création et mise à jour des comptes apprenants, affectation aux groupes et formations, inscriptions aux actions de formation. Des flux sortants peuvent aussi être mis en place pour remonter les scores, les taux de complétion et les dates de fin vers le TMS ou le SIRH.
Le SSO est-il inclus dans l’intégration TMS-LMS ?
Le SSO est un mécanisme distinct, mais complémentaire. Il permet aux apprenants d’accéder à Dokeos sans créer de mot de passe supplémentaire. Dokeos supporte les protocoles SAML, CAS, OAuth et OpenID Connect.
Combien de temps faut-il pour mettre en place une intégration Dokeos-TMS ?
Pour un connecteur existant (Dendreo, Ypareo), la mise en place se fait en quelques jours. Pour un nouveau connecteur, comptez en général six semaines entre la phase d’analyse et la mise en production.
Que se passe-t-il si un apprenant est désinscrit dans le TMS ?
Son compte est automatiquement désactivé dans Dokeos. Les données et la progression sont conservées — seul l’accès est coupé.
