Keepcool est un réseau de salles de sport partout en France, dans les Outre-Mer et en Belgique, axé sur le bien-être et l’accessibilité, qui regroupe trois marques — Keepcool, Neoness et Metabolik — et compte 500 000 adhérents. En 2022, le groupe a créé son organisme de formation, Stud’in, certifié Qualiopi, pour structurer et professionnaliser la formation de ses collaborateurs et de ses franchises. Initialement dédié aux équipes internes sur le terrain (coachs, commerciaux, responsables de clubs et managers régionaux), Stud’in vise à s’ouvrir à des acteurs externes du secteur fitness.
Equipe de Formation
Carla Montoya, Responsable Formation
Justine Chauvin, Chargée de projet
Murielle Durand, Référente handicap
Yann Dommee, Référent pédagogique
Les enjeux internes de la montée en compétence
Pourquoi Keepcool investit-il autant dans la formation de ses équipes ? Carla Montoya nous donne les quatre piliers principaux de l’organisme de formation.
- Accompagner les collaborateurs dans leurs souhaits de carrière avec des formations adaptées à notre secteur d’activité
- Leur permettre de renforcer leur savoir-faire et de monter en compétences dans divers domaines
- Susciter un engagement fort envers le groupe Keepcool
- Fidéliser les talents
Engager les collaborateurs grâce à des formats courts et interactifs
Chez Keepcool, les équipes terrain n’ont pas accès à un ordinateur, ce qui rend l’engagement un véritable défi. Le support en distanciel le plus courant est donc le téléphone portable sur lequel les utilisateurs peuvent accéder à des formations micro-learning. « Nous avons mis en place des parcours très courts, de 10 à 15 minutes maximum, pour capter leur attention et favoriser l’apprentissage. » Ce sont essentiellement des piqûres de rappel pour que les participants apprennent rapidement et revoient aussi les objectifs clés des formations présentielles.
L’objectif affiché de Carla Montoya est d’aller encore plus loin en renforçant l’onboarding avec un module interactif à suivre avant l’arrivée en club, et en intégrant davantage le e-learning dans la communication interne (newsletters, événements, réunions).
Des formations concrètes adaptées aux besoins du terrain
L’évaluation des connaissances est intégrée à chaque étape : à chaud lors des séminaires de formation, via des questionnaires pré et post-formation, et avec la remise d’attestations individuelles.
- Commercial & relation client : transformer un prospect en adhérent
- Management : accompagnement des responsables et managers
- Marketing & réseaux sociaux : développer la visibilité et l’engagement
- Sport & coaching : Training Xperience, techniques Bik’in et Box’in
- Sécurité & conformité : incendie, gestes qui sauvent, défibrillateur (formations obligatoires)
- CQP Instructeur Fitness : option musculation et personal training. Un parcours ultra complet pour devenir coach sportif en 6 mois.
Face à la dispersion géographique de ses équipes, Keepcool a fait le choix d’un modèle de formation mixte (90% de présentiel pour 10% en e-learning et en classe virtuelle). L’équipe de formation de Stud’in conçoit en interne ses contenus sur l’outil auteur Genially et les importe sur Dokeos LMS pour diffuser ses parcours de formation et suivre la progression de tous les collaborateurs.
Deux exemples de formation mixte
La formation en marketing digital et réseaux sociaux : Les collaborateurs de Keepcool doivent d’abord suivre un module e-learning d’1h sur Dokeos LMS pour assimiler les bases du Community Management : tendances des réseaux sociaux, utilisation d’Instagram et LinkedIn. Une introduction en e-learning en amont, avant de participer en classe virtuelle à une journée entière approfondie sur la communication.
La formation au Training Xperience : Celle-ci se déroule sur une journée de 7 heures en présentiel avec un formateur. Un mois après, les participants de cette formation accèdent à un module de révision sur Dokeos LMS (10 à 15 minutes) pour revoir les points clés abordés et ancrer durablement leurs acquis.
LMS : « On a été écouté sur nos besoins »
Durant le Covid, Keepcool a coupé tous les budgets, y compris le département formation. Le réseau de salles de sport s’est donc séparé de sa plateforme LMS de l’époque, jugée « trop chère » et « trop complexe » à utiliser. Une fois la pandémie terminée, Carla Montoya a été chargée de sélectionner une nouvelle plateforme e-learning, plus performante et plus simple d’utilisation. Suite à une longue étude de marché, Dokeos LMS a été choisie pour plusieurs raisons :
- La facilité de prise en main pour les formateurs et apprenants
- Personnalisation de la plateforme
- Une équipe Dokeos à l’écoute des enjeux et besoins de Keepcool
- Partage de valeurs communes
- Devis correspondant au budget
- Intégration native avec Dendreo
« On a été écouté sur nos besoins, loin d’un discours commercial standardisé. »
Migration de contenus et changement de LMS
La transition de l’ancienne plateforme vers Dokeos s’est déroulée en deux étapes : d’abord pour KeepCool en 2022, puis pour Neoness après son acquisition en 2023. L’ensemble des modules e-learning a rapidement été transféré par nos chefs de projet, garantissant une continuité efficace des formations.
« La migration vers Dokeos s’est faite très simplement : nos contenus ont été transférés rapidement, avec un accompagnement efficace à chaque étape. »
Dokeos LMS : un déploiement fluide et une adoption rapide
En règle générale, l’implémentation de nouveaux outils logiciels n’est jamais facile. La mise en place de la plateforme e-learning a pourtant été « très simple » explique Carla Montoya. Grâce à une plateforme intuitive et un accompagnement dédié, Keepcool a pu assurer une adoption fluide par ses collaborateurs, qu’ils soient en succursale ou franchisés. Elle évalue sa satisfaction globale de la plateforme à 9/10, autant dire une copie quasiment parfaite.
« Dokeos, c’est une plateforme simple, efficace et parfaitement adaptée à nos besoins. On y publie nos contenus e-learning pour les diffuser. Nos formateurs et apprenants y accèdent facilement et le suivi des apprenants est clair avec des KPI très précis. On craignait une usine à gaz, mais finalement, c’est rapide, fluide et facile à prendre en main ! Un vrai plus grâce à un excellent accompagnement et un service client réactif ».
Carla Montoya
Gestion simplifiée des formations de franchises grâce aux multi-portails
La fonctionnalité multi-portails de Dokeos permet de structurer et de gérer plusieurs entités au sein d’un même LMS. Chaque sous-portail peut être personnalisé avec sa propre charte graphique, un nom de domaine dédié et une base d’utilisateurs distincte. Cela convient parfaitement aux différentes entités et 184 franchises de Keepcool. C’est ainsi que Neoness a pu disposer d’un espace de formation adapté à son identité, tout en bénéficiant des avantages d’une gestion centralisée.
« Grâce aux multi-portails, nous avons pu créer un espace dédié à Neoness, avec sa propre identité et un suivi autonome, tout en gardant une gestion simplifiée. »
Interconnexion native avec l’ERP Dendreo
Depuis plusieurs années, Dokeos a largement approfondi son partenariat historique avec l’ERP Dendreo, l’outil de gestion administrative et financière des centres de formation. La synchronisation entre les deux logiciels améliore l’expérience des utilisateurs et des formateurs. Keepcool a ainsi pu créer ses formations e-learning sur Dokeos et piloter les inscriptions et le suivi des apprenants depuis Dendreo. « Nos apprenants sont mieux préparés et bénéficient d’un suivi efficace, sans charge administrative supplémentaire de notre côté. »
