Présent dans plusieurs grandes villes françaises ainsi qu’à l’international, ce cabinet d’avocats d’affaires a longtemps géré sa formation interne de manière artisanale. Les séminaires en présentiel organisés par chaque bureau, les circulaires internes envoyées par e-mail ou les supports distribués en format papier ne suffisaient plus. La croissance du cabinet, ajoutée à l’arrivée régulière de nouveaux talents, avait créé une situation ingérable : trop d’hétérogénéité dans les pratiques, trop de pertes de temps pour les équipes conformité, et surtout, une absence d’historique centralisé exploitable en cas de contrôle de l’Ordre.
Les associés en charge de la conformité ont donc décidé de transformer leur méthode. Leur ambition était alors d’instaurer un dispositif de formation continue harmonisé, capable de couvrir toutes les obligations réglementaires du métier et de fournir, à tout moment, la preuve de cette conformité. Le choix s’est porté sur Dokeos LMS, une plateforme qui avait déjà fait ses preuves dans des environnements fortement régulés. Un réel avantage pour un domaine comme celui-ci, où la formation continue obligatoire couvre 20 heures par année civile (ou 40 heures sur 2 ans consécutifs).
Structurer un parcours obligatoire dès l’arrivée au cabinet avec un LMS
Dès le lancement du projet, une priorité s’est imposée : sécuriser l’intégration des nouveaux collaborateurs. Chaque avocat, juriste, assistant ou stagiaire suit désormais, dans les semaines qui suivent son arrivée, un tronc commun de formation couvrant les fondamentaux.
Pour cela, le parcours comprend quatre volets :
- La déontologie professionnelle
- Le RGPD appliquée aux données des clients
- La lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme
- La LegalTech utilisée dans la pratique quotidienne du cabinet
Après chacune des séquences, les avocats réalisent un quiz d’évaluation. A l’issue de celui-ci, une attestation est délivrée automatiquement et intégrée dans le dossier RH du collaborateur.
Ce dispositif a permis d’homogénéiser le niveau de sensibilisation. Un exemple simple : un associé basé à Paris et un juriste junior arrivé à Lyon suivent exactement le même parcours, avec les mêmes contenus et les mêmes obligations de validation.
Un suivi automatisé et prêt pour les contrôles de l’Ordre des avocats
Auparavant, les responsables conformité passaient un temps considérable à vérifier manuellement qui avait suivi quelle formation, à relancer par e-mail les collaborateurs en retard et à compiler des justificatifs épars lorsque l’Ordre exigeait un rapport.
Avec le LMS, ce travail fastidieux a disparu. Des dates de sessions aux résultats, tout est enregistré sans action manuelle. Si bien que, lorsqu’un contrôle est annoncé, le cabinet peut fournir en quelques clics l’ensemble des preuves.
Le système envoie aussi des alertes automatiques à l’approche des échéances, par exemple pour les modules de recyclage en matière de lutte contre le blanchiment. Autrement dit, avec Dokeos LMS, les relances ne dépendent plus de la vigilance des responsables. C’est une charge de moins pour une sécurité en plus.
Dokeos LMS est adapté à la réalité multisite et aux contraintes du métier
Au sein d’un cabinet d’affaires dont les bureaux sont répartis dans plusieurs villes, les contraintes pour suivre une formation ne manquent pas : pendant que les avocats sont occupés en audience, d’autres collaborateurs sont en rendez-vous clients. Sans compter le travail quotidien, les juristes en déplacement, ou encore les équipes support mobilisées en fonction des dossiers… Le temps disponible pour la formation est par conséquent morcelé, réduit à des interstices dans des agendas saturés.
Le LMS répond à cette réalité en permettant à chacun de reprendre une formation exactement là où il s’était arrêté précédemment. Il peut alors suivre un module de déontologie depuis son smartphone dans un train ou valider son quiz RGPD en cours en attendant le début d’une plaidoirie. Cette granularité est devenue essentielle pour maintenir la régularité des parcours malgré l’imprévisibilité des emplois du temps.
Par ailleurs, pour les responsables formation et conformité, la plateforme centralise l’ensemble des données, quel que soit le site. De même, un tableau de bord apporte une vision consolidée : progression des collaborateurs, attestations disponibles, échéances à venir.
Dans le même temps, chaque bureau du cabinet conserve son droit d’organiser ses propres sessions, par exemple en présentiel sur un thème local ou sur un besoin particulier. Cette architecture hybride, entre supervision centrale et autonomie locale, permet d’avoir un socle commun des contenus mais qui ne met pas de côté les particularités opérationnelles de chaque cabinet, soit un critère décisif pour obtenir l’adhésion des associés et des équipes sur l’ensemble du réseau.
Une culture de conformité partagée
Si la mise en place du LMS répondait d’abord à un impératif réglementaire, elle a produit des effets plus larges : ainsi, par la diffusion systématique des fondamentaux, le cabinet a intensifié la connaissance de la conformité. Cela passe par exemple par de jeunes collaborateurs qui intègrent très tôt dans leurs compétences les enjeux liés à la déontologie ou au RGPD. Ou quand les équipes plus expérimentées bénéficient d’un moyen de mettre à jour leurs connaissances au rythme des évolutions législatives et réglementaires.
En plus des modules obligatoires, le cabinet a aussi profité du LMS pour enrichir ses contenus. Par exemple, par la mise en place de nouveaux parcours sur la cybersécurité appliquée aux cabinets d’avocats. Il lui a aussi été possible d’approfondir l’enjeu de l’usage responsable de l’intelligence artificielle dans la pratique du droit. Pour ces exemples de formations qui ne sont pas imposées par les instances juridiques, l’intérêt est aussi de valoriser l’image du cabinet sur des sujets annexes mais concrets.
Secteur juridique : l’apport d’un LMS dans l’amélioration continue
Depuis le déploiement de Dokeos LMS, le dispositif évolue en permanence. Les contenus sont notamment mis à jour en temps réel en fonction des nouvelles recommandations de l’Ordre, de la CNIL ou de la législation européenne.
De nouveaux modules viennent compléter le tronc commun, en fonction des besoins du cabinet et des risques identifiés. L’outil s’impose ainsi comme un vecteur de modernisation et d’agilité dans un secteur juridique pourtant réputé conservateur.
Ce cas client montre comment un cabinet d’avocats a su transformer une obligation réglementaire en avantage opérationnel. Mais la démarche concerne tout autant les notaires, les huissiers ou les juristes d’entreprise. Tous partagent la même nécessité de documenter la conformité, de garantir une formation homogène et de se préparer aux contrôles de leurs instances.
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FAQ
Quelles mesures sont mises en place si l’obligation de formation n’est pas respectée ?
Depuis 2024, le non-respect de l’obligation de formation peut conduire à l’omission du tableau de l’Ordre, ce qui équivaut à une suspension du droit d’exercer.
Les heures de publication ou d’enseignement sont-elles reconnues avec un LMS ?
Oui. La publication d’un article ou la participation à des activités d’enseignement est valorisée : une heure d’enseignement équivaut à quatre heures de formation reçue, dans la limite prévue par le CNB.
Qu’est-ce que l’homologation CNB apporte aux formations ?
L’homologation garantit que le contenu respecte les exigences de qualité et de conformité définies par le CNB. Suivre une formation homologuée assure qu’elle sera automatiquement reconnue pour le calcul des heures obligatoires.
Comment le LMS facilite-t-il la gestion d’un cabinet multisite ?
La plateforme centralise l’ensemble des données de formation tout en laissant à chaque bureau la possibilité d’organiser des sessions spécifiques. Elle permet à la direction d’avoir une vision consolidée et aux équipes locales de s’adapter aux contraintes de leur agenda et de leur activité.
Les collaborateurs peuvent-ils suivre des formations sur mesure en dehors du tronc commun ?
Oui. En plus des modules obligatoires, le cabinet enrichit son catalogue avec des formations optionnelles sur la cybersécurité, l’intelligence artificielle ou l’éthique numérique. Ces parcours permettent de dépasser l’obligation légale et de développer des expertises différenciantes.
Comment le LMS contribue-t-il à la valorisation professionnelle des avocats ?
Chaque module validé génère une attestation, intégrée au dossier RH et valorisable dans la carrière du collaborateur. Le suivi rigoureux des formations devient un atout lors des évaluations, des mobilités internes ou des demandes de spécialisation.
