Vous êtes responsable formation, directeur RH et vous souhaitez structurer votre plateforme LMS d’entreprise au sein de votre écosystème RH ? Revenons aux fondamentaux. Qu’est-ce qu’un LMS, un TMS, un SIRH ? Comment les articuler ensemble pour votre entreprise ? Et dans quel ordre y souscrire ? Trois questions auxquelles notre équipe experte des enjeux RH répond dans cet article.
L’écosystème de la formation regorge d’acronymes pour désigner telle ou telle innovation pédagogique, méthode ou outil. C’est particulièrement vrai pour les plateformes LMS, qui sont appelées parfois LXP, LCMS ou encore LEP. Des appellations marketing qui portent à confusion les responsables formation et les entreprises. Ce qui permet difficilement d’appréhender les différences entre un LMS, un TMS et un SIRH. Et souvent les périmètres de ces solutions se chevauchent. Par exemple, certains SIRH intègrent des modules formation tandis que des LMS comme Dokeos permettent de piloter les compétences.
Le directeur formation d’une grande entreprise dans le retail nous a contacté il y a quelques jours pour changer de LMS. Son témoignage est édifiant : « On avait sélectionné un LMS pour moderniser la formation. Très bien. Mais on s’est rendu compte qu’il ne pouvait pas s’intégrer aux autres outils dont le SIRH. » Le résultat s’est avéré bancal.
Le second constat vu fréquemment chez les entreprises, c’est l’empilement et le défaut d’intégration entre les solutions : un ERP historique, un SIRH, parfois un TMS, un LMS mal connecté… et des fichiers Excel pour faire le lien. Résultat : des doubles saisies, des données incohérentes et un reporting difficilement exploitable pour le département RH. Au lieu de faciliter les process, l’écosystème devient complexe, peu lisible et freine l’adoption par les équipes.
La question n’est donc pas seulement de choisir un logiciel de formation. Il s’agit surtout de structurer un écosystème cohérent d’outils RH et formation. On vous explique comment vous y retrouver.
Quel est le rôle exact de chaque outil ?
Le SIRH : la gestion des collaborateurs
Le SIRH (Système d’information pour les ressources humaines) est l’application qui contient généralement tous les outils nécessaires pour un département RH. C’est le SIRH qui porte la donnée collaborateur. L’identité, l’organisation, le management, le planning, les dates d’entrée et de sortie, les rattachements hiérarchiques. Il ne gère pas la pédagogie, il gère les personnes. Attention, ce n’est pas le cas pour tout le corporate. Certaines entreprises placent leur base utilisateurs sur d’autres systèmes comme Azure AD.
Le TMS : le pilotage de la formation
Le TMS (Training Management System), est un logiciel de gestion de la formation. Lui, ne diffuse rien. Il structure et automatise le plan de développement des compétences des salariés. Il permet de planifier les sessions et actions de formation, de suivre les performances, de gérer les ressources et les coûts. En réalité, toutes les entreprises ne disposent pas d’un TMS. Beaucoup s’appuient uniquement sur leur LMS et leurs outils RH. Lorsqu’il est présent, le TMS vient compléter l’écosystème en apportant une couche de pilotage administratif et financier.
Le LMS pour diffuser les formations
Le LMS (Learning Management System), c’est la brique pédagogique de la formation. C’est le logiciel qui diffuse les parcours, attribue les formations, évalue les apprenants, trace la progression, génère les preuves et certifications. Il est au contact direct des collaborateurs.
Nous l’avons déjà dit, certains éditeurs spécialisent leurs offres, d’autres l’élargissent et brouillent relativement les frontières entre ces outils. La problématique pour les départements RH et formation n’est tant pas d’avoir plusieurs outils, mais surtout d’avoir une fluidité d’utilisation. C’est pour cette raison que l’ordre de sélection de ces logiciels est important.
LMS, TMS, SIRH : quelles différences ?
Un LMS sert à diffuser et suivre les formations.
Un TMS permet de piloter le plan de formation et les budgets.
Un SIRH gère les données collaborateurs et l’organisation RH.
Ces trois outils ne remplissent donc pas le même rôle dans l’entreprise, même si leurs périmètres peuvent parfois se croiser.
Dans quel ordre choisir ces logiciels pour votre entreprise ?
Si vous n’avez aucun logiciel
Si tout est à construire (situation peu fréquente parmi les grands comptes), la première étape consiste généralement à structurer la base utilisateurs. Première problématique : Où se situe-t-elle dans votre entreprise ? Elle peut être placée sur un SIRH, un annuaire d’entreprise ou un système d’identité comme Azure AD.
Une fois cette base fiable, le LMS devient la brique qui permet d’exécuter la formation : diffuser les parcours, suivre les progressions et tracer les complétions. On pensera ensuite au TMS pour compléter ce dispositif sur la partie administrative et financière.
Dans les grands groupes multi-entités, la complexité n’est pas dans la technologie mais dans l’organisation. La question devient celle du routage, des portails, des règles d’accès. Là encore, la donnée RH doit structurer l’ensemble.
Si vous avez déjà une base utilisateurs solide
C’est le cas le plus fréquent chez nos nouveaux clients. La donnée collaborateur existe déjà dans le SIRH maison. Les entrées et sorties sont maîtrisées. L’organisation est claire. Dans ce contexte, la priorité est d’exécuter correctement la brique pédagogique.
Le LMS devient alors la brique centrale à déployer. Il vient se connecter à la base utilisateurs, où qu’elle se trouve – SIRH, Active Directory ou autre annuaire d’entreprise – pour automatiser la création des comptes, sécuriser les accès et garantir la cohérence des données.
Si vous avez déjà un LMS
C’est une situation aussi courante. Le département formation a souscrit à un LMS pour digitaliser la formation, sans se concerter avec l’équipe RH. Cette plateforme e-learning fonctionne. Les parcours sont en ligne. Les collaborateurs se connectent. Mais la gestion reste artisanale.
En effet, les inscriptions d’apprenants à la plateforme sont créées à la main. Les changements d’organisation nécessitent des ajustements manuels. Les départs ne sont pas toujours synchronisés.
Selon nos experts, le bon ordre est alors de sécuriser la connexion et la base utilisateurs RH (SIRH ou annuaire d’entreprise), stabiliser les flux utilisateurs, automatiser les règles d’affectation. Ce n’est qu’une fois cette base solide que le pilotage stratégique prendra tout son sens.
L’intégration des outils : le véritable enjeu
Un Responsable QHSE dans une firme industrielle nous confiait récemment : “on pensait que notre problème était un manque de fonctionnalités. En réalité, c’était un problème de synchronisation. Depuis qu’on a connecté le LMS à notre logiciel de gestion, on a supprimé 80 % des manipulations manuelles.”
Nos lecteurs l’auront compris. Pour nous, le vrai sujet ne porte pas sur les outils mais sur les flux. C’est ce qui crée la fluidité. Si vous recherchez comment mieux articuler votre écosystème de logiciels, posez-vous ces quatre questions :
- Comment les utilisateurs sont-ils créés ?
- Comment sont-ils désactivés ?
- Comment les règles d’affectation sont-elles déclenchées ?
- Comment le SSO est-il géré ?
Dans la pratique, l’enjeu principal est la connexion entre le LMS et les outils de gestion de la formation (TMS ou logiciels de gestion). Ce sont eux qui portent la planification des sessions, les inscriptions ou le suivi administratif. Le LMS vient alors compléter ce dispositif en assurant la diffusion des contenus et la collecte des données pédagogiques : progression, complétion, résultats des apprenants. Des informations qui remontent ensuite sur le TMS pour parfaire le pilotage global.
Votre enjeu en tant que responsable formation, responsable RH n’est pas de choisir le meilleur outil isolément. L’enjeu est de construire ou de renforcer pour votre entreprise une architecture cohérente, adaptée à votre maturité et à votre organisation. C’est à cette condition que votre écosystème de logiciels cessera d’être un empilement de solutions et deviendra véritablement un système fluide.
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Questions fréquentes sur le LMS en entreprise
Faut-il un LMS si l’entreprise possède déjà un SIRH ?
Le SIRH gère les collaborateurs et les données RH. Le LMS gère la diffusion des formations et le suivi pédagogique. Les deux outils remplissent donc des rôles différents.
Un LMS peut-il remplacer un logiciel de gestion de la formation ?
Non. Un LMS permet de diffuser et suivre les formations. Un logiciel de gestion de la formation (TMS) sert à piloter les sessions, les budgets et l’organisation administrative.
Faut-il connecter un LMS au SIRH ?
Dans beaucoup d’entreprises, connecter le LMS à la base utilisateurs (SIRH ou annuaire d’entreprise) permet d’automatiser la création des comptes et d’éviter les manipulations manuelles.
Peut-on utiliser un LMS sans TMS ?
Oui. Beaucoup d’entreprises utilisent uniquement un LMS connecté à leur base RH. Le TMS intervient surtout lorsque le pilotage du plan de formation devient plus complexe.
