Organismes de formation : comment obtenir la certification Qualiopi ?

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La réforme de la formation professionnelle via la loi « Avenir professionnel » a profondément transformé le paysage du secteur, notamment à travers la mise en place d’une nouvelle certification qualité qui va remplacer Datadock. 

Cette nouvelle certification, Qualiopi, deviendra bientôt le label qualité de référence dans le monde de la formation professionnelle, de l’apprentissage et du développement des compétences, avec pour ambition de capitaliser sur la qualité des actions.

Alors c’est quoi Qualiopi, comment s’y préparer, quels en sont les enjeux, quel tarif et comment Dokeos vous accompagne dans cette transition ? Nous vous apportons les réponses aux principales interrogations dans cet article pour préparer l’arrivée de Qualiopi.

Comprendre la certification Qualiopi et ses différences avec datadock

Le nouveau référentiel national de certification qualité Qualiopi a pour objectif d’attester la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires de formation ou action concourant au développement des compétences. 

La marque Qualiopi est le nom commercial du Référentiel National Qualité (RNQ). Par conséquent, obtenir une certification Qualiopi revient à prouver sa conformité au RNQ.

Organismes de formations et autres PAC (les prestataires d’actions concourant au développement des compétences) sont donc dans l’impératif de décrocher la certification au 1er janvier 2022 s’ils souhaitent bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Le cas échéant, ils ne pourront plus obtenir de financements pour leurs formations via les OPCO (Ex OPCA) ou autres organismes financeurs.

Avec Qualiopi et contrairement à Datadock, il ne s’agit plus de décrire son organisation et ses processus, mais plutôt de prouver que ceux-ci sont bien mis en place, et ainsi de démontrer la mise en œuvre d’une véritable démarche qualité alignée autour des exigences du référentiel Qualiopi.  

En ce qui concerne le nombre d’indicateurs, il évolue peu. Nous passons de 6 critères pour 21 indicateurs avec Datadock à 7 critères pour 32 indicateurs pour Qualiopi.

Quelles sont les exigences de la certification Qualiopi

Afin d’obtenir la certification, vous devez étudier le référentiel qualité (RNQ) et vérifier que votre organisme respecte les 7 critères et les 32 indicateurs.

La certification Qualiopi mentionne pour chaque indicateur du référentiel :

  • Le niveau attendu du prestataire pour valider l’indicateur,
  • Des éléments de preuve,
  • D’éventuelles précisions, notamment en fonction des catégories d’actions

Par ailleurs, seuls les organismes accrédités par le Comité français d’accréditation- le COFRAC- peuvent délivrer la certification Qualiopi. Ainsi, tout organisme de formation doit prendre contact avec un des certificateurs Qualiopi.

Quel est le processus de certification Qualiopi

Les évaluations sont composées d’audit sur site et à distance et font l’objet d’un rapport définissant, le cas échéant, les non-conformités. La durée de l’audit varie selon le chiffre d’affaires de l’Organisme de Formation, du nombre de ses sites et de ses domaines.

Au-delà du temps de préparation à l’audit, le temps nécessaire à l’obtention de la certification varie entre 1 et 6 mois et sera en fonction du résultat de votre audit. Lors de la restitution de l’audit, des cas de non-conformité peuvent être détectés. Une non-conformité au référentiel est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure. 

  • La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. Vous disposez de 6 mois pour régler les cas de non-conformité mineure.
  • La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. Vous disposez de 3 mois pour mettre en œuvre les actions correctives afin de régler les cas de non-conformité majeure.

En cas d’absence de cas de non-conformité et à l’issue du résultat favorable de l’audit initial, la certification est accordée pour une durée de 3 ans.

Un audit de surveillance aura lieu dans les 18 mois qui suivent la délivrance de la certification de votre Organisme de Formation, pour valider son maintien. 

À l’issue des trois ans, l’organisme devra suivre un audit de renouvellement pour que sa certification soit renouvelée. Il faudra alors prouver à nouveau que votre structure remplit l’intégralité des critères qualité de Qualiopi.

Notre partenaire Dendreo a publié un guide de travail dynamique pour vous aider à préparer votre audit de certification Qualiopi. Vous y retrouverez les 32 indicateurs avec des suggestions de réponses pré-rédigées par un auditeur Qualiopi.

Qualiopi, combien ça coûte ?

Le tarif dépend de l’organisme certificateur et de votre situation (chiffre d’affaires, nombre de sites à auditer…). Les tarifs des  organismes certificateurs peuvent varier et vont de 800 € à 1200€ par jour d’audit. Le tarif de base, pour un organisme de formation de moins de 150 000 € de chiffre d’affaires, est de 1 500 € H.T.

Les tarifs d’un audit Qualiopi peuvent donc s’étaler de 1 400 € pour les plus petites structures à plus de 8 000 € pour d’importantes structures.

Dokeos est prêt pour Qualiopi

Parce que nous veillons à vous faciliter la transition vers cette nouvelle certification, notre LMS remplit pour vous 5 critères du référentiel Qualiopi. Il s’agit des critères N° 2, 3, 4 , 5 et 7.

Critère 2 : Identification précise des objectifs des prestations lors de la conception des actions

Exploitez les données de vos formations depuis Dokeos LMS

Dokeos suggère des parcours de formation scénarisés en différentes séquences adaptées à vos objectifs et permettant à chacun d’avancer au gré de ses apprentissages.

Notre LMS vous outille pour accompagner vos apprenants à travers des outils d’évaluation, de positionnement et de suivi: quiz, mises en situation, statistiques, rapport d’activités, …

Critère 3 : Adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires

Afin de favoriser l’engagement de nos apprenants et les accompagner dans leurs processus de formation, nous avons mis en place un compagnon de formation personnalisé et interactif qui vous accompagne dans la prise en main de votre portail. Grâce à notre intercom, vidéos et tutoriels sont à votre disposition pour un engagement garanti.

En terme de fonctionnalité, notre méthode de scénarisation prend forme via l’assemblage des modules à l’intérieur d’une formation et permet au formateur d’opter soit pour un mode linéaire de parcours, dans lequel l’apprenant doit suivre les modules dans l’ordre, soit pour un mode non-linéaire, dans lequel les apprenants sont libres de suivre les modules dans l’ordre qu’ils souhaitent.

Critère 4 : Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement des prestations lors de la mise en œuvre des actions 

Dokeos est un éco-système propice à l’apprentissage. Investir dans une technologie de e-learning articulée autour de la notion de compétences et de l’engagement apprenant telle que le LMS Dokeos revient à s’inscrire dans une démarche de progressivité et de valorisations des talents. 

Dokeos offre aux formateurs un vaste éventail d’outils qui, intégrés dans les parcours de formation, leur permet d’interagir avec leurs apprenants : forum contextuel, visio-conférence, projets et devoirs, e-mails de rappel, outil de reporting, etc.

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

Construire un projet e-learning nécessite une réflexion et une analyse des habitudes d’apprentissage au sein d’une organisation. Nos experts en ingénierie pédagogique vous accompagnent pas à pas dans la réalisation de vos scénarios pédagogiques. De plus, nous oeuvrons à entretenir et à développer les compétences de nos propres collaborateurs, adaptées aux prestations qui seront délivrés à vos apprenants.

Réalisez des sondages et des évaluations depuis Dokeos LMS

Critère 7 : Mise en œuvre d’une démarche d’amélioration par le traitement des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Notre LMS vous fournit plusieurs systèmes d’évaluation de la satisfaction des apprenants, à chaud au milieu du parcours ou à froid à la fin d’une formation.

Notre outil d’enquête est un moyen efficace de récolter l’avis des apprenants sur la formation, que ce soit pour améliorer la qualité des contenus, des méthodes pédagogiques utilisées, mais également pour évaluer l’utilité et le taux de rétention des formations plusieurs mois après. 

Les résultats de ces feed-backs sont automatiquement formatés afin de vous permettre d’analyser les appréciations et réclamations de vos apprenants et ainsi de mettre en œuvre des mesures d’amélioration.

Ce qu’il faut retenir

  • Datadock prend fin au 31 décembre 2021 et laisse place à la nouvelle marque Qualiopi.
  • Qualiopi ce sont 7 critères et 32 indicateurs dont 22 communs. À télécharger ici.
  • Qualiopi devient une obligation réglementaire au 1er janvier 2022 pour l’attribution de fonds
  • Concernés par la certification Qualiopi, les PAC, les indépendants qui dispensent des actions de formation, de bilan de compétences, de validation des acquis, de l’expérience, de formation par apprentissage et qui souhaitent bénéficier des subventions.
  • Qualiopi est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac. Liste des organismes certificateurs validés par le COFRAC.
  • Pour obtenir la certification Qualiopi, la durée moyenne est estimée à deux mois pour un organisme préparé.
  • Un audit de surveillance aura lieu dans les 18 mois qui suivent la délivrance de la certification
  • À l’issue des trois ans, l’organisme devra suivre un audit de renouvellement pour que la certification soit renouvelée.

Nos consultants sont à votre disposition pour vous faciliter la transition vers la nouvelle certification Qualiopi et vous accompagner dans la digitalisation de vos projets e-learning. Contactez-nous !

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