Un OF doit-il vraiment empiler un LMS, un logiciel de gestion et des contenus sur étagère ? Trois outils qui sont différents, complémentaires et surtout qui n’ont pas le même rôle. Des contenus sur étagère permettent de monter en compétences rapidement, un LMS permet de diffuser ces contenus et de piloter la progression des apprenants, et enfin, un logiciel de gestion permet de gérer l’administration de votre centre de formation. Notre équipe experte des enjeux OF décrypte pour vous l’utilité de ces trois outils et dans quel ordre vous équiper.
Au Salon Learning Technologies, l’évènement incontournable de l’écosystème, ces questions nous ont été régulièrement posées par des dirigeants d’organismes de formation. Dokeos a souhaité répondre à ces interrogations et aider les OF à bien s’équiper, et par où commencer.
Arrêtons le suspense immédiatement.
A quoi servent les 3 briques d’un projet e-learning ?
Le logiciel de gestion pilote l’activité de votre OF : sessions, planning, administratif et facturation. Les contenus sur étagère permettent rapidement de former ses apprenants sur de multiples thématiques métier. Le LMS sert à diffuser les formations et à suivre les apprenants. Ces trois outils répondent à des besoins distincts : gestion, pédagogie et production de contenus.
Allons davantage dans le détail concret de chaque outil, en commençant par les formations sur étagère.
Quel est l’intérêt des formations sur étagère ?
Les contenus sur étagère, ce sont des catalogues de formations prêtes à l’emploi que vous pouvez diffuser rapidement. Leur intérêt est évident : gagner du temps, compléter un catalogue sur des thématiques métiers, transverses ou réglementaires, répondre vite à une demande, notamment quand on n’a pas une équipe de production interne. Il existe de nombreux éditeurs de contenus de formations clé en main, comme XOS, Kwark, ENI, Change The Work, etc.
Un LMS, ça sert à quoi ?
Un LMS (Learning Management System) ou plateforme de formation en ligne sert à diffuser des formations en ligne et à suivre les apprenants. Concrètement, il permet de créer des contenus et des parcours e-learning et blended, d’inscrire des apprenants, de suivre leur progression, de gérer des évaluations, de mesurer la complétion, d’assurer la traçabilité, de générer des attestations et de produire du reporting pédagogique.
En revanche, un LMS n’a pas vocation à piloter l’activité concrète d’un organisme de formation (facturation, financeurs, conformité Qualiopi, planning, etc…). Ce qui est du ressort du logiciel de gestion (parfois appelé ERP).
Pourquoi votre OF a-t-il besoin d’un logiciel de gestion ?
Le logiciel de gestion est l’outil qui permet de piloter votre centre de formation. Ce logiciel vous permet de structurer le catalogue, les sessions, le planning, les formateurs, les inscriptions administratives, les documents, les devis, les factures, la conformité Qualiopi et le suivi opérationnel.
De nombreux organismes de formation possèdent déjà un logiciel de gestion comme Dendreo ou Ypareo. C’est un point de départ très courant pour de nombreux OF. Cela permet ensuite de déployer un LMS pour diffuser vos contenus e-learning.
Dans quel ordre faut-il déployer ces outils ?
La question n’est pas “quel outil est le plus important”. La question est “quel est l’outil qui débloque votre prochain palier”. Notre équipe vous dévoile les trois scénarios concrets les plus fréquents.
Cas 1 : Vous avez déjà un logiciel de gestion (Dendreo, Ypareo, SmartOF…)
C’est la situation la plus simple. Votre organisme est déjà structuré sur l’activité. Vous avez un catalogue, des sessions, une gestion administrative et financière. Dans ce cas, l’étape logique est d’ajouter un LMS pour développer votre projet de formation en ligne, puis d’ajouter des contenus si nécessaire.
Comment sélectionner votre LMS ? Nous vous recommandons de choisir une plateforme qui répond à vos enjeux métier, et non le logiciel qui possède le plus de fonctionnalités. Par exemple, il vous sera utile d’avoir un LMS qui s’intègre à votre logiciel de gestion, pour éviter la double saisie et garder une donnée unique. Si la gestion crée les sessions, les apprenants et le planning, le LMS doit récupérer ces informations proprement et renvoyer ce qui est utile, par exemple la progression ou les résultats.
En termes de délais, ce scénario peut aller vite. Un lancement e-learning est souvent possible en quelques semaines si les données sont propres et si l’intégration est claire.
Si vous démarrez votre activité, nous vous recommandons ainsi de commencer par un logiciel de gestion. Ensuite, vous pourrez développer la brique pédagogique.
Cas 2 : Vous avez seulement un LMS
C’est un cas fréquent. Vous avez lancé un LMS pour diffuser vos formations. Mais vous n’aviez pas vu l’envers du décor, la gestion, l’administratif, le financier, le réglementaire. Et votre centre de formation perd beaucoup de temps notamment sur Excel à ressaisir, à corriger, à produire des documents, à recoller des informations entre outils. Le besoin d’un logiciel de gestion se fait alors cruellement sentir.
Pour la mise en place du logiciel et son intégration avec le LMS, nous vous recommandons une approche progressive, en cartographiant les flux les plus chronophages. Ce type de migration ne doit pas être brutal, mais il doit être cadré, sinon vous resterez dans un entre-deux interminable.
Cas 3 : Vous avez déjà gestion et LMS, et vous voulez accélérer
Quand les deux briques (logiciel de gestion + LMS) existent déjà dans votre organisation, vous avez le principal. L’enjeu devient ensuite la qualité de votre contenu. C’est là que les contenus sur étagère peuvent accélérer l’offre. C’est aussi là que l’intégration devient un sujet de performance : éviter les doubles authentifications, fiabiliser les remontées, automatiser ce qui peut l’être, simplifier le quotidien.
C’est souvent dans ce scénario que les organismes se mettent à chercher de l’optimisation. Et c’est normal : on a la stack, on veut maintenant gagner du temps, industrialiser, améliorer l’expérience et piloter.
Les erreurs qui coûtent cher
La première erreur, c’est de confondre diffusion et gestion. Un LMS n’est pas un logiciel de gestion. Les deux sont complémentaires. Certains centres ont déjà choisi un LMS, espérant qu’il puisse gérer l’activité, puis ont découvert que ce n’est pas son rôle. Ou à l’inverse, d’autres organismes ont souscrit à un logiciel de gestion, estimant que cela suffirait pour gérer leur activité e-learning.
La deuxième erreur, c’est de négliger l’intégration. Si vous ressaisissez entre les deux logiciels, les mêmes apprenants, les groupes, les sessions ou les parcours, vous perdez du temps, pire, vous créez des erreurs. Le bénéfice d’un écosystème bien intégré est très concret : une donnée unique, des processus plus simples, et une expérience plus fluide.
La troisième erreur, c’est de chercher un outil qui fait tout parfaitement. Ce fantasme existe encore, mais il mène souvent à des plateformes lourdes, difficiles à adopter, et peu adaptées aux contraintes spécifiques des organismes de formation. Un écosystème bien articulé est souvent plus performant qu’une plateforme surdimensionnée.
Vous dirigez un organisme de formation et vous hésitez entre logiciel de gestion et LMS ?
Dokeos peut vous accompagner à cadrer votre projet et votre calendrier en 20 minutes. L’objectif : poser les bonnes briques dans le bon ordre, sans refaire deux fois le même chantier. Contactez-nous ici
FAQ – LMS ou logiciel de gestion ou les 2 ?
Une plateforme LMS pour organisme de formation, ça sert à quoi ?
À créer des contenus e-learning, à diffuser vos formations en ligne et à suivre les apprenants : parcours, inscriptions, progression, évaluations, attestations et traçabilité pédagogique.
Qu’est-ce qu’un LMS ne fait pas pour un organisme de formation ?
Il ne pilote pas l’activité d’un OF. La gestion administrative, le planning, les sessions, les financeurs et la facturation relèvent d’un logiciel de gestion, pas du LMS.
J’ai déjà un logiciel de gestion. Qu’est-ce que le LMS apporte en plus ?
La brique pédagogique : la création de contenus, une vraie expérience apprenant, du suivi pédagogique, des preuves de complétion, et des données fiables. L’idéal, c’est quand le LMS s’intègre à votre logiciel de gestion pour éviter la ressaisie.
Dans quel ordre faut-il s’équiper si je démarre ?
Si votre activité est principalement présentielle ou en visio (synchrone) : commencez par un logiciel de gestion de la formation, posez tôt la brique gestion, puis le LMS. Si votre offre est très simple et 100 % digitale, vous pouvez démarrer par un LMS, mais il faut anticiper la gestion dès que le volume augmente.
Les contenus sur étagère, c’est indispensable ?
Non, mais c’est un accélérateur. Ça permet de lancer plus vite et d’enrichir un catalogue, à condition que le dispositif et les outils (gestion + LMS) soient bien en place.
