ETI multi-sites, réseaux de franchise, organismes de formation, groupes industriels : 70 % des responsables formation interrogés dans le cadre d’une enquête menée par Dokeos auprès de ses prospects déclarent vouloir connecter leur LMS à leur écosystème RH pour éliminer les ressaisies manuelles. La majorité arrive pourtant avec un dispositif fragmenté. Les inscriptions se font à la main. Le reporting nécessite deux exports. La progression pédagogique ne remonte pas dans le plan de formation. Ce n’est pas un manque d’outils. C’est un manque de connexion entre eux. Voilà tout l’intérêt de l’intégration entre un logiciel de gestion de la formation comme Training Square avec Dokeos LMS.
Deux outils, deux métiers : construits pour le même profil de client
Training Square s’adresse aux directions formation qui ont besoin de structurer et piloter un plan de développement des compétences à l’échelle : sessions, budgets, prestataires, obligations légales, reporting RH. Dokeos s’adresse aux mêmes organisations pour la brique pédagogique : diffusion des parcours e-learning, évaluation, certification, traçabilité réglementaire.
Les deux outils partagent le même cœur de cible, et c’est précisément pour ça que leur intégration fait sens. Pas parce que c’est techniquement possible, mais parce que leurs clients ont les mêmes enjeux.
La tentation du tout-en-un est compréhensible un seul contrat, une seule interface. Mais un outil qui prétend gérer à la fois le pilotage administratif et la diffusion pédagogique finit rarement par exceller dans l’un ou l’autre. C’est la conviction que défend Stéphane Atsou, CEO de Dokeos :
« Nous avons fait le choix chez Dokeos de travailler en réseau, avec des partenaires avec qui nous nous intégrons de manière extrêmement fluide. Notre préférence pour le best-of-breed, ce n’est pas seulement parce que ça nous permet de répondre à des besoins de manière précise, c’est aussi parce que ça nous permet une grande agilité par rapport aux changements technologiques et aux évolutions des besoins de nos clients. Ne pas être un vilain petit canard qui arrive comme une espèce d’îlot dans l’écosystème technologique du client mais quelque chose d’intégré au sein de son écosystème. Le réseau a toujours raison. »
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Le flux réel de l’intégration — étape par étape
Voici ce que l’intégration Training Square × Dokeos permet concrètement, depuis la planification jusqu’au retour des données pédagogiques.
Étape 1 — Lier les catalogues. Les formations disponibles dans Dokeos sont accessibles depuis Training Square. Le responsable formation construit son plan de développement des compétences en s’appuyant directement sur le catalogue LMS sans jongler entre deux interfaces.
Étape 2 — Planifier l’action de formation. L’action de formation est créée dans Training Square : participants, dates, budget, objectifs. Cette planification déclenche automatiquement les inscriptions sur Dokeos. Aucune ressaisie, aucune intervention manuelle dans le LMS.
Étape 3 — Synchroniser les participants. Les apprenants sont créés ou mis à jour sur Dokeos à partir des données Training Square. Un nouveau collaborateur inscrit à un parcours sur le TMS dispose immédiatement de son accès dans le LMS.
Étape 4 — Diffuser et suivre. L’apprenant suit son parcours dans Dokeos. La progression, les scores, le statut de complétion et les certifications obtenues remontent automatiquement dans Training Square, sans export manuel, sans fichier intermédiaire.
Étape 5 — Consolider et piloter. Le responsable formation dispose dans Training Square d’une vision complète : ce qui a été planifié, ce qui a été suivi, ce qui a été validé pédagogiquement. Le reporting est consolidé. L’impact de la formation sur les compétences est mesurable.
Ce que ça change pour une direction formation
Les clients du logiciel de gestion témoignent d’une réduction allant jusqu’à 80% du temps consacré aux tâches administratives dans la formation grâce à Training Square. Avec l’intégration Dokeos, ce chiffre est consolidé.
Pour une équipe de deux ou trois personnes qui pilote plusieurs centaines de collaborateurs, c’est d’abord un gain de temps important. Passer ses journées à ressaisir des données et passer ses journées à piloter, le responsable formation a rapidement fait son choix. Le temps libéré ira vers l’analyse, vers l’accompagnement des managers, vers la mesure de l’impact, pas vers la gestion des doublons.
L’enjeu de fiabilité est aussi clairement primordial. Dans les environnements réglementés, industrie, santé, pharmaceutique, une habilitation non tracée ou une complétion mal enregistrée peut avoir des conséquences lors d’un audit. Quand les données circulent automatiquement entre le TMS et le LMS, le risque d’erreur manuelle disparaît. Le dossier de conformité se constitue en temps réel, pas la veille d’un contrôle.
Comme le résume Jérémy Guigner, Directeur commercial & Alliances chez Training Square : « L’enjeu évolue : il ne s’agit plus seulement de former, mais de pouvoir démontrer que les compétences critiques sont réellement acquises, maintenues et pilotées dans le temps. » C’est exactement ce que l’intégration Training Square × Dokeos rend possible. Training Square pilote la stratégie compétences, Dokeos exécute et prouve.
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Questions fréquentes sur l’intégration TMS × LMS
Quelle différence entre Training Square et Dokeos ? Training Square est un TMS, il pilote le plan de formation, les budgets, les sessions et le reporting RH. Dokeos est un LMS, il diffuse les parcours pédagogiques, évalue les apprenants et génère les attestations. Les deux outils sont complémentaires : l’un structure la stratégie formation, l’autre l’exécute auprès des apprenants.
Dans quel ordre déployer un TMS et un LMS ? Il n’existe pas d’ordre universel, tout dépend de votre point de départ. Si votre organisation n’a ni l’un ni l’autre, le LMS est généralement la première brique à mettre en place : il permet de diffuser des formations et de tracer la progression dès le départ. Le TMS vient ensuite, quand le volume de sessions, de prestataires et de budgets à piloter dépasse ce qu’un LMS seul peut gérer. Si vous avez déjà l’un des deux, la priorité est de stabiliser les flux utilisateurs avant d’ajouter la brique manquante et de les connecter dès le départ plutôt qu’après coup.
Pour quel type d’organisation Training Square et Dokeos fonctionnent-ils le mieux ensemble ? Les deux outils sont particulièrement adaptés aux ETI et grandes organisations qui ont plusieurs populations à former, des obligations réglementaires à tracer et des équipes formation réduites par rapport au volume à gérer. En pratique : une organisation multi-sites avec des habilitations à renouveler, des prestataires externes à piloter et des apprenants dispersés sur le territoire. Dokeos est au cœur des secteurs régulés santé, pharmaceutique, industrie, réseaux de franchise. Training Square couvre l’ensemble des organisations qui ont besoin de structurer un plan de développement des compétences à l’échelle.
Combien de temps prend le déploiement de l’intégration ? L’intégration entre Training Square et Dokeos est paramétrée dans la continuité du projet. La synchronisation des utilisateurs, des inscriptions et des données pédagogiques est opérationnelle dès la mise en production.
Quelles données circulent entre Training Square et Dokeos ? L’intégration synchronise les données collaborateurs dans les deux sens : création, mise à jour et désactivation des comptes, segmentation via les filtres Dokeos, attributs personnalisés et tags. Elle assure la compatibilité avec le mode SSO choisi et peut gérer des règles de routage multi-portail pour les organisations multi-entités. Résultat : les informations sont fiabilisées entre les deux systèmes sans intervention manuelle.
